Đi làm văn phòng rồi mới biết Powerpoint là một ứng dụng thường xuyên phải đụng đến — nào là làm bài thuyết trình, nào là làm báo cáo. Dạo gần đây, vì vào cuối năm, các công ty hay chuẩn bị bản kế hoạch cho năm mới, Powerpoint lại được dịp lên ngôi, qua mặt mấy anh Word với Excel.
Hôm nay, mình sẽ giới thiệu đến các bạn 18 phím tắt hữu hiệu nhất để bạn tiết kiệm thật nhiều thời gian khi làm bài trên Powerpoint — kèm tình huống cụ thể khi làm báo cáo, thuyết trình thực tế cho bộ phận nhân sự/hành chính, để bạn thấy rõ phím tắt nào giúp ích ở bước nào.
Tạo slide mới trong chớp mắt
Trước khi biết mẹo dưới đây, để tạo slide mới, nhiều người thường bấm chuột phải rồi chọn “New Slide”, rất mất công. Ví dụ thực tế: khi làm báo cáo tuyển dụng tháng gồm 15 slide theo từng phòng ban, việc dùng phím tắt thay vì chuột có thể tiết kiệm vài phút mỗi lần tạo slide mới — cộng dồn lại đáng kể khi bạn phải làm báo cáo hàng tháng.
- Ctrl + M: Tạo slide mới
- Ctrl + D: Copy slide sẵn có (duplicate) thành slide mới — hữu ích khi bạn cần 12 slide có cùng bố cục cho báo cáo 12 tháng, chỉ cần đổi số liệu.
Tránh gây xao nhãng khi thuyết trình
Khi thuyết trình báo cáo tuyển dụng hoặc chính sách mới trước ban giám đốc, có đôi khi bạn muốn người nghe chỉ chú ý nhìn mình, thay vì nhìn slide trên Powerpoint — ví dụ lúc bạn giải thích thêm một tình huống ngoài slide. Để tránh gây xao nhãng cho người nghe trong tình huống này, bạn hãy dùng những phím tắt sau khi đang trình chiếu:
- Phím B: Chuyển màn hình trình chiếu sang màu đen
- Phím W: Chuyển màn hình trình chiếu sang màu trắng
Viết vẽ lên màn hình trình chiếu
Nhiều khi bạn muốn trực tiếp tương tác lên slide thuyết trình của mình bằng cách khoanh tròn những con số quan trọng chẳng hạn — ví dụ khoanh tròn tỷ lệ nghỉ việc tăng đột biến ở một bộ phận trong báo cáo nhân sự — bạn thường hay click chuột phải vô màn hình và chọn “Pointer Option” rồi chọn “Pen” đúng không. Lâu lắm, thử làm những phím tắt sau nhé:
- Ctrl + P: Biến con trỏ thành viết để vẽ lên màn hình chiếu
- Ctrl + E: Biến con trỏ thành cục tẩy để xóa những nét vừa vẽ
Bật màn hình trình chiếu
À quên nữa, nãy giờ chỉ cho bạn những phím tắt khi bạn đã bật màn hình chiếu lên rồi, mà không biết là bạn đã biết cách dùng phím tắt cho việc này hay chưa. Nút trình chiếu có sẵn trên màn hình rồi, nhưng ở góc phải, nhỏ xíu, bạn phải mất công tìm vào rồi click đúng chỗ nó mới lên. Thử những phím sau nhé:
- F5: Bắt đầu màn hình trình chiếu ngay từ đầu
- Shift F5: Bắt đầu màn hình trình chiếu ngay slide đang mở hiện tại — hữu ích khi bạn chỉ cần trình chiếu lại phần cuối bài báo cáo cho một người đến trễ, không cần chạy lại từ đầu.
Di chuyển slide một cách nhanh chóng
Sau khi xong bài thuyết trình, đến phần hỏi đáp, khán giả thường hỏi ở những slide nào đó bất kỳ. Thế là bạn phải thoát màn hình trình chiếu ra, rồi rê chuột đến slide đó, và mở lên lại. Ví dụ: sếp hỏi lại về slide số liệu tuyển dụng ở slide 7 trong khi bạn đang ở slide 15 phần kết luận. Bạn thử làm cách chuyên nghiệp hơn sau đây thử xem nhé:
- 1 + Enter: Trở lại slide mở đầu
- Số thứ tự slide + Enter: Trở lại slide với số thứ tự tương ứng (với điều kiện bạn phải nhớ slide là slide số bao nhiêu)
Cân chỉnh các ký tự nhanh hơn
Nhiều khi bạn đã chọn kích cỡ chữ (font size) rồi, sau đó mới type ra thì thấy sao mà nhỏ/to quá. Vậy là bạn phải bỏ bàn phím ra, chụp lấy con chuột để chỉnh cỡ chữ trên thanh công cụ.
Hay là nhiều khi bạn chọn type loại chữ viết thường hết, viết xong rồi mới thấy chữ in hoa hết thì đẹp hơn — ví dụ tiêu đề slide “chính sách nghỉ phép mới” muốn đổi thành in hoa toàn bộ cho nổi bật. Vậy là bạn phải xóa hết, xong ấn phím Caps Lock và viết lại từ đầu.
Đừng phí thời gian như vậy nữa. Hãy thực hiện những thao tác sau nhé:
- Ctrl + Shift + >: Tăng kích cỡ chữ
- Ctrl + Shift + <: Giảm kích cỡ chữ
- Shift + F3: Chuyển chữ thường thành chữ in hoa
Canh lề trái phải trong một nốt nhạc
Giờ đây bạn không cần phải rê chuột lên thanh công cụ và chọn cách canh lề phù hợp nữa. Hãy thử những tổ hợp phím sau để tiết kiệm thời gian nhé:
- Ctrl + E: Canh giữa
- Ctrl + L: Canh trái
- Ctrl + R: Canh phải
- Ctrl + J: Canh đều
Phím redo huyền thoại
Đó giờ mình chỉ biết mỗi phím Ctrl + Z (undo) để quay ngược lại thao tác trước đó đã làm thôi. Xong nhiều khi undo lại rồi mới biết hóa ra cái mới còn đẹp hơn cái cũ. Vậy là mình phải rê chuột lên thanh công cụ và tìm phím redo. Bạn sẽ không cần phải làm như vậy nữa với phím tắt sau đây:
- Ctrl + Z: Undo
- Ctrl + Y: Redo
Ước tính thời gian tiết kiệm được
Với một báo cáo Powerpoint trung bình 15-20 slide (báo cáo tuyển dụng, báo cáo đào tạo hàng tháng), việc dùng thành thạo các phím tắt tạo slide, di chuyển slide và căn chỉnh có thể tiết kiệm khoảng 10-15 phút mỗi lần làm báo cáo so với thao tác hoàn toàn bằng chuột — chưa kể giảm hẳn thao tác lặp đi lặp lại gây mỏi tay khi phải làm báo cáo định kỳ nhiều lần trong năm.
Với những phím tắt sau đây, mình hy vọng bạn sẽ trở thành “anh hùng bàn phím” trong văn phòng nhé.
Quản trị nhân sự online sưu tầm từ Nguồn Vietnamworks.