Vì sao doanh nghiệp cần tách đúng các khoản phụ cấp khỏi lương đóng BHXH?
Nhiều chủ doanh nghiệp và kế toán tiền lương vẫn đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) trên toàn bộ thu nhập trả cho người lao động, bao gồm cả tiền ăn trưa, hỗ trợ xăng xe, tiền giữ trẻ, nuôi con nhỏ… trong khi pháp luật hiện hành cho phép loại trừ các khoản này khỏi tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc, nếu đáp ứng đúng điều kiện. Hiểu sai hoặc làm sai chỗ này khiến doanh nghiệp è cổ đóng thừa hàng chục triệu đồng mỗi năm, hoặc ngược lại, tách phụ cấp tùy tiện mà không có căn cứ pháp lý rõ ràng để rồi bị cơ quan BHXH truy thu, xử phạt khi thanh tra.
Căn cứ pháp lý hiện hành
Từ ngày 1/7/2025, Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 chính thức thay thế Luật BHXH 2014. Quy định chi tiết về tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc được nêu tại Điều 31 Luật BHXH 2024 (thay cho Điều 30 Thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH trước đây, văn bản này đã hết hiệu lực thi hành cùng với Luật BHXH 2014).
Theo Điều 31, tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động gồm ba phần: (1) mức lương theo công việc hoặc chức danh; (2) các khoản phụ cấp lương để bù đắp yếu tố về điều kiện lao động, tính chất phức tạp công việc, điều kiện sinh hoạt, mức độ thu hút lao động; (3) các khoản bổ sung khác xác định được mức tiền cụ thể và trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương.
Ngược lại, các chế độ và phúc lợi khác như tiền thưởng sáng kiến, tiền ăn giữa ca, hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, tiền nhà ở, tiền giữ trẻ, nuôi con nhỏ; hỗ trợ khi người lao động có thân nhân bị chết, người lao động có người thân kết hôn, sinh nhật của người lao động, trợ cấp cho người lao động gặp hoàn cảnh khó khăn khi bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác không phải là tiền lương làm căn cứ đóng BHXH — với điều kiện bắt buộc: các khoản này phải được ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động hoặc quy chế lương của doanh nghiệp, có mức chi cụ thể, không mang tính chất cố định hằng tháng như một khoản lương và không phụ thuộc vào năng suất, kết quả công việc của người lao động.
Doanh nghiệp cũng cần lưu ý: tiền lương làm căn cứ đóng BHXH thấp nhất không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng hiện hành (theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP, áp dụng từ 1/1/2026, dao động từ 3.700.000 đồng/tháng ở vùng IV đến 5.310.000 đồng/tháng ở vùng I) và cao nhất bằng 20 lần mức tham chiếu.
Ví dụ minh họa: Tách phụ cấp thay đổi mức đóng BHXH như thế nào?
Giả sử một lao động phổ thông tại doanh nghiệp sản xuất vùng I có tổng thu nhập cố định 10.000.000 đồng/tháng.
Trường hợp 1 — chưa tách phụ cấp (toàn bộ tính vào lương): Nếu hợp đồng lao động chỉ ghi một dòng “lương 10.000.000 đồng/tháng” mà không tách riêng các khoản phúc lợi, toàn bộ 10 triệu đồng bị tính làm căn cứ đóng BHXH.
- Người lao động đóng 10,5%: 1.050.000 đồng/tháng
- Doanh nghiệp đóng 21,5%: 2.150.000 đồng/tháng
Trường hợp 2 — đã tách đúng phụ cấp theo quy chế lương: Doanh nghiệp xây dựng quy chế lương, ghi rõ cơ cấu: lương theo công việc 7.500.000 đồng (gồm lương cơ bản và phụ cấp lương cố định theo Điều 31); cộng thêm các khoản phúc lợi ghi riêng mục: tiền ăn giữa ca 730.000 đồng, hỗ trợ xăng xe 300.000 đồng, hỗ trợ nuôi con nhỏ 500.000 đồng, hỗ trợ điện thoại 200.000 đồng, tổng 1.730.000 đồng — không tính đóng BHXH.
- Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH chỉ còn 7.500.000 đồng
- Người lao động đóng 10,5%: 787.500 đồng/tháng (giảm 262.500 đồng/tháng)
- Doanh nghiệp đóng 21,5%: 1.612.500 đồng/tháng (giảm 537.500 đồng/tháng, tương đương 6.450.000 đồng/năm cho mỗi lao động)
Tổng thu nhập thực nhận của người lao động không đổi (vẫn 10 triệu đồng), nhưng cả hai bên đều giảm được chi phí đóng BHXH hợp pháp. Với doanh nghiệp có hàng trăm lao động, khoản tiết kiệm mỗi năm là con số không nhỏ. Đây cũng là lý do các phần mềm quản lý ngày công và trả lương theo ngày công hiện nay đều cho phép cấu hình riêng cột phụ cấp không tính BHXH để tránh sai sót thủ công.
Lưu ý hai chiều: mức tiền lương đóng BHXH thấp hơn cũng đồng nghĩa mức bình quân tiền lương tháng đóng BHXH — căn cứ tính lương hưu, trợ cấp thai sản, ốm đau, thất nghiệp sau này — sẽ thấp hơn. Doanh nghiệp và người lao động cần cân nhắc hài hòa giữa lợi ích trước mắt (giảm chi phí đóng) và quyền lợi lâu dài (mức hưởng các chế độ BHXH).
Những sai sót thường gặp khi tách phụ cấp
- Chỉ thỏa thuận miệng hoặc trả phụ cấp cố định thực tế nhưng không ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động/quy chế lương — cơ quan BHXH sẽ coi đây là một phần của lương và truy thu.
- Đặt tên là “phụ cấp” nhưng trả cố định hằng tháng với số tiền không đổi, không gắn với chi phí thực tế phát sinh (ví dụ hỗ trợ xăng xe nhưng không căn cứ quãng đường đi lại thực tế) — dễ bị coi là biến tướng của lương.
- Tách tỷ trọng phụ cấp quá lớn so với lương cơ bản (ví dụ lương cơ bản chỉ 3-4 triệu trong khi phụ cấp lên tới 6-7 triệu) khiến hồ sơ dễ bị thanh tra nghi ngờ mục đích né đóng BHXH.
- Vẫn áp dụng máy móc quy định cũ tại Thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH và Thông tư 47/2015/TT-BLĐTBXH dù hai văn bản này đã hết hiệu lực từ 1/7/2025 khi Luật BHXH 2024 có hiệu lực.
- Quên đối chiếu mức lương làm căn cứ đóng BHXH với mức lương tối thiểu vùng mới nhất, dẫn đến đóng thiếu so với sàn tối thiểu.
Hai góc nhìn cần cân bằng
Với chuyên viên C&B/kế toán tiền lương: đây là công việc đòi hỏi độ chính xác cao — quy chế lương phải được ban hành hợp lệ, phổ biến đến người lao động, và mọi khoản phụ cấp loại trừ BHXH cần có căn cứ chi trả thực tế (hóa đơn xăng xe, biên bản hỗ trợ nuôi con nhỏ theo số con thực tế…) để chứng minh khi bị thanh tra, tránh việc người lao động sau này khiếu nại vì mức hưởng lương hưu thấp hơn kỳ vọng.
Với Ban Giám đốc/chủ doanh nghiệp: tách phụ cấp đúng luật là công cụ tối ưu chi phí nhân sự hợp pháp, nhưng không nên lạm dụng để né đóng BHXH ở mức bất hợp lý — rủi ro bị truy thu kèm tiền lãi chậm đóng và ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp khi tuyển dụng thường lớn hơn khoản tiết kiệm ngắn hạn.
Câu hỏi thường gặp
1. Tách phụ cấp khỏi lương đóng BHXH có vi phạm pháp luật không?
Không, nếu các khoản phụ cấp đúng bản chất là phúc lợi (không mang tính lương cố định, không gắn với năng suất) và được ghi rõ thành mục riêng trong hợp đồng lao động hoặc quy chế lương theo đúng Điều 31 Luật BHXH 2024.
2. Doanh nghiệp có bắt buộc phải tách phụ cấp không?
Không bắt buộc. Doanh nghiệp có thể chọn tính toàn bộ thu nhập vào lương đóng BHXH nếu muốn đơn giản hóa quản lý hoặc muốn người lao động có mức hưởng BHXH cao hơn sau này.
3. Nếu bị cơ quan BHXH truy thu vì tách phụ cấp sai quy định thì xử lý thế nào?
Doanh nghiệp phải đóng bổ sung phần chênh lệch cộng tiền lãi chậm đóng theo quy định, đồng thời rà soát lại quy chế lương để tránh tái phạm ở các kỳ tiếp theo.
4. Mức lương tối thiểu vùng có ảnh hưởng đến việc tách phụ cấp không?
Có. Phần lương và phụ cấp lương cố định làm căn cứ đóng BHXH (không bao gồm các khoản phúc lợi ghi mục riêng) không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng nơi doanh nghiệp hoạt động.
Kết luận
Việc phân biệt rõ đâu là “tiền lương” và đâu là “phúc lợi” theo đúng Điều 31 Luật BHXH 2024 không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí đóng BHXH một cách hợp pháp, mà còn là nền tảng để xây dựng quy chế lương minh bạch, tránh tranh chấp lao động và rủi ro bị truy thu khi thanh tra. Doanh nghiệp nên rà soát lại toàn bộ cơ cấu lương hiện tại, đối chiếu với quy định mới nhất và tham vấn bộ phận pháp chế hoặc đơn vị tư vấn BHXH trước khi áp dụng.