Theo thống kê, số lượng doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) hay quy mô rất nhỏ tại Việt Nam chiếm đến 97% số doanh nghiệp hiện hành. Trong khi các doanh nghiệp siêu nhỏ chủ yếu tập trung nhiều vào việc tiếp cận về vốn vay, đầu tư để mở rộng thị trường thì khối SMEs có thêm nhiều bài toán trăn trở như ứng dụng công nghệ, chuyển đổi số hay truyền thông,vv.
Một trong các vấn đề cốt lõi cần giải quyết trước hết và mang tính lâu dài là việc quản lý nhân sự. Nên giữ cách quản lý truyền thống hay quyết tâm thay đổi bằng cách đầu tư vào các phần mềm giải pháp nhân sự (HR software)? Với nhiều loại hình giải pháp trên thị trường, sẽ rất khó để bạn biết loại nào phù hợp với doanh nghiệp của mình nhất. Hãy tìm hiểu các thông tin sơ bộ về HR software và lợi ích của các hệ thống quản lý nhân lực.
Các phần mềm giải pháp HR là gì?
Nguồn lực có giá trị nhất và cũng quan trọng nhất trong công ty của bạn không phải là toà nhà văn phòng, nhà kho mà chính là những người làm việc ở đó. Vì vậy, quan tâm tới nhân viên và giúp họ phát huy hết năng lực và một chiến lược quản lý khôn ngoan nhất. Nhiều nhà kinh doanh đại tài đã từng đưa ra lời khuyên rằng khi bạn làm việc đó, đồng nghĩa khách hàng của bạn sẽ được chăm sóc một cách tận tâm.
Các giải pháp HR như máy chấm công (vân tay, thẻ từ), phần mềm (đánh giá KPI, quản lý giờ làm), vv đơn giản hoá việc quản lý con người, tiết kiệm thời gian không những cho bạn mà còn cả cho người khác. Dành ít thời gian hơn vào việc lần dò giấy tờ một cách thủ công, bạn sẽ có thể tập trung vào những ý tưởng, kế hoạch kinh doanh mới, rõ ràng, chiến lược hơn và cũng giúp nhân viên của bạn cảm thấy thoải mái, vui vẻ hơn.
Tại sao cần sử dụng các giải pháp công nghệ quản lý HR?
Câu trả lời rất đơn giản. Các giải pháp này là công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc quản lý nhân sự một cách nhẹ nhàng nhất. Chúng giúp chủ doanh nghiệp theo dõi các nhiệm vụ, số liệu và toàn bộ quy trình quản lý. Một số SMEs nghĩ HR chỉ là mảng các doanh nghiệp lớn làm chặt chẽ và có đầu tư nhưng sự thật là một khi bạn thuê một ai đó, bạn đã gánh trách nhiệm quản lý trên vai. 5 lợi ích bạn nhận thấy ngay tức khắc khi ứng dụng các giải pháp HR gồm:
- Tiết kiệm thời gian:
Đây là lợi ích không cần bàn cãi đầu tiên. Ngồi chăm chú điểm qua các thông tin về nhân viên và cố gắng không bỏ sót những chi tiết nhỏ thật sự là ác mộng nếu như bạn chỉ dựa trên văn bản giấy tờ thuần tuý. Bạn cứ tưởng tượng mà xem, sẽ mất bao lâu để bạn soạn và phân loại, lục tìm các đơn từ xin nghỉ phép chỉ để xem nhân viên của bạn còn mấy ngày nghỉ.
Các phần mềm HR sẽ cứu cánh cho bạn bằng cách tự động hoá các quy trình đơn giản như nghỉ phép, đào tạo, ngày vắng mặt, nghỉ ốm,vv. Bằng các số liệu thống kê toàn diện trong hệ thống, bạn sẽ có cái nhìn toàn diện vào tiến độ công việc và hiệu quả công việc nói chung.
- Giúp bạn nắm bắt chặt chẽ những thông tin quan trọng
Lợi ích thứ hai là cái gì bạn cần biết cũng đã sẵn có. Bạn không phải tốn công sức nhớ những mã số phức tạp, chỉ sợ lẫn một chữ hay số là sai toàn bộ hay lách cách ôm một thùng tư liệu nặng nề đi loanh quanh cả ngày.
Thậm chí bạn chẳng cần phải lo lắng về việc không truy cập được vào mạng nội bộ của công ty khi đi công tác, chỉnh sửa vì hầu như các phần mềm đều được lưu trữ trên cloud. Điều này cho phép bạn điều hành công ty từ xa, từ mọi địa điểm và cho phép mình có thêm sự tự do, linh hoạt.
Các dữ liệu sẵn có giúp bạn đưa ra các quyết sách nhanh chóng hơn, giảm thiểu tối đa những bước đi kém khôn ngoan vì bạn không sử dụng những thông tin cũ và không đầy đủ.
Ở cấp cao hơn, những phần mềm, giải pháp HR tinh vi còn cho phép bạn đào sâu phân tích để giải quyết vấn đề và đưa ra nhận định, xu thế mới. Ví dụ, có một vị trí trong công ty mà liên tục phải thế người mà bạn chưa biết nguyên nhân. Bạn có thể sử dụng phần mềm để xem các nhân viên làm trước đó có được đào tạo đầy đủ không, có được quản lý trực tiếp bởi quản lý nào hay không? Phần mềm HR đã thu thập và đánh đấu chính xác các số liệu, bạn sẽ biết để cố định nhân lực ở đó thì mình cần thử những giải pháp nào.
- Phát triển nhân viên tiềm năng
Phát triển nhân viên là nền tảng để bạn có một doanh nghiệp thành công lâu dài. Ngoài việc giúp bạn sở hữu những lao động lành nghề, kĩ thuật cao, làm việc hiệu quả, nó còn đẩy mạnh tính kết nối của nhân viên với doanh nghiệp. Vì thế, họ sẽ không nghỉ việc để tìm tới các doanh nghiệp khác.
Kiểm tra khả năng phát triển của nhân viên là một lợi ích khách của việc sử dụng các giải pháp công nghệ HR. Bạn hoàn toàn có thể ghi lại tình hình làm việc của nhân viên, các khoá huấn luyện, mục tiêu và thành tựu chuyên môn. Phần mềm HR cao cấp thậm chí còn gợi ý và nhắc nhở bạn tổ chức các buổi gặp mặt, nói chuyện, góp ý sao cho công việc hoàn thiện hơn. Từ đây, bạn sẽ hiểu sâu và giúp nhân viên của mình thăng tiến trên con đường sự nghiệp nếu họ có nhu cầu và ý chí.
- Các hệ thống quản lý an toàn hơn phương thức truyền thống
Nhiều người vẫn cứ ngỡ việc quản lý trên giấy tờ, điền bảng, biểu mẫu đã qua nhưng thực tế có đúng không? Rất nhiều SMEs vẫn giữ các thông tin cá nhân nhạy cảm của nhân việc trong các hộc tủ. Đảm bảo an ninh, an toàn cho các dữ liệu là lợi ích rất lớn cho doanh nghiệp của bạn một khi tham gia vào các thị trường văn minh hoặc khi bạn cần tuân thủ các hiệp ước về bảo đảm bí mật cá nhân.
Việc các dữ liệu HR được lưu trữ trên cloud tránh được tối đa các thảm hoả vật lý như cháy, lũ lụt. Ngoài ra, bạn cũng có thể truy cập các thông tin này ở bất cứ đâu, thiết bị nào. Hãy liên hệ với các nhà cung cấp để họ tư vấn cho bạn những giải pháp đạt chất lượng ISO.
Không những thế, các giải pháp này còn lưu trữ đầy đủ các hoạt động xảy ra trên hệ thống. Bạn sẽ biết ai đã đọc và truy cập khi có nghi ngờ dữ liệu bị đánh cắp và chỉnh sửa. Đây là điểm mạnh mà việc quản lý bằng giấy tờ không bao giờ cho phép. Bạn còn có thể lưu trữ toàn bộ các giấy tờ cũ, chính sách công ty, sổ tay nhân viên và đào tạo. Lợi ích nữa là gì? Không in ấn giâý tờ, không tiêu ngốn một khoản chi phí văn phòng phẩm cho công ty của bạn.
- Quản lý ngày phép, ốm đau bất chợt
Nếu bạn là doanh nghiệp với nhân viên chủ yếu là nữ bạn sẽ hiểu điều này. Vì yếu tố khách quan, các doanh nghiệp có số nhân viên nữ chiếm đa số sẽ này sinh ngày phép nhiều và phức tạp hơn. Nhưng dù tỉ trọng giới nhân viên của bạn là nam hay nữ thì tình huống xử lý phép ốm, vắng mặt hay phép năm trong vội vã sẽ ảnh hưởng đến cả đội. Các phần mềm quản lý giúp bạn dễ dàng cài đặt hệ thống ngày phép với các điều kiện cụ thể.
Không chỉ giúp bạn nhìn trước số lượng ngày nghỉ, nhân viên trực mà hệ thống còn báo cáo cho cả nhân viên và quản lý biết số ngày phép còn lại và giúp bạn cân bằng số lượng người làm khi tính chất công việc thay đổi. Chủ động quản lý việc của mình mà không ảnh hưởng tới tập thể? Ai lại không muốn điều ấy?
Theo các báo cáo không chính thức, SMEs khi tiến hành ứng dụng vào quản lý đều cho biết hiệu quả công việc gia tăng và tiết kiệm chi phí. Hiện là lúc các doanh nghiệp SMEs cần thực sự nghĩ tới việc áp dụng công nghệ để nâng cao tính hiệu quả vì các ứng dụng hiện đã rất thân thiện với các mô hình nhỏ. Cuộc chơi không chỉ còn dành cho những doanh nghiệp lớn nữa. Bạn cũng có thể là người đi đầu.
Tác giả: Hương Phạm – BestSpy Vietnam
