Nhập liệu thông tin

Những khó khăn trong quá trình thực hiện

  • Mất nhiều thời gian nhập liệu
  • Nếu người nhập nhập sai thì không thể phát hiện được
  • File xls lưu trữ thông tin quá nặng
  • Không thể phối hợp nhiều người cùng nhập file xls. Khó quản lý file xls
  • Khó lưu trữ tất cả thông tin cần thiết của toàn bộ nhân viên vào 1 table trong file xls

Kinh nghiệm trong quá trình thực hiện

Nên

  • Có chuyên gia phân tích xem loại thông tin nào cần nhập liệu, loại thông tin nào không cần. Định kì xem xét
  • Hiểu biết về xls và access để có thể tự viết chương trình quản lý dữ liệu nhân viên
  • Sử dụng phần mềm có chức năng remind như  remind kết thúc hợp đồng lao động, remind về bảo hiểm xã hội
  • Lựa chọn phần mềm cho phép quản lý nhân viên nghỉ việc mà không phải xóa khỏi hệ thống

Không nên

  • Quản lý hồ sơ bằng giấy mà không có file xls
  • Nhập toàn bộ hồ sơ của nhân viên vào file xls

Tìm kiếm thông tin

Những khó khăn trong quá trình thực hiện

  • Phần mềm khó tìm kiếm thông tin, không hiệu quả bằng việc sử dụng file xls

Kinh nghiệm trong quá trình thực hiện

Nên

  • Trước khi mua phần mềm, kiểm tra khả năng tìm kiếm thông tin của phần mềm
  • Nếu phần mềm không có công cụ tìm kiếm tốt, hãy lựa chọn phần mềm có thể xuất ra file xls, sau đó có thể tự do thao tác

Không nên

  • Không nên coi nhẹ ứng dụng tìm kiếm thông tin nhân sự

Thêm loại thông tin mới

Những khó khăn trong quá trình thực hiện

  • Sau vài năm, tôi muốn thêm một vài trường thông tin để lưu trữ, nhưng nhà cung cấp nói là không thẻ, hoặc nếu muốn thì phải trả phí rất cao

Kinh nghiệm trong quá trình thực hiện

Nên

  • Nên mua gói bảo trì và nâng cấp phần mềm và yêu cầu nhà cung cấp đáp ứng khi có sự thay đổi.
  • Trước khi mua phần mềm, kiểm tra khả năng mở rộng của sản phẩm
  • Có bộ phận IT trong công ty có thể lo phần này
  • Phối hợp giữa phần mềm nhân sự và nhiều công cụ khác để mở rộng khả năng lưu trữ. vd: phối hợp giữa phần mềm với Google Drive hoặc Microsoft OneDrive

Không nên

  • Đừng yêu cầu phần mềm có độ mở cao, vì thường loại phần mềm này sẽ đắt tiền