Một câu chuyện nhỏ về quản lý thời gian
Một người giáo viên bước vào lớp học với chiếc bình thủy tinh trống rỗng, một cái túi đá to, một túi sỏi nhỏ và một túi cát cũng nhỏ xinh như hai túi đá kia
Ông để chúng lên bàn và bắt đầu xếp những viên đá to ở túi thứ nhất vào chiếc bình. Khi viên đá cuối cùng chạm đến miệng bình, ông hỏi những sinh viên của mình rằng bình đã đầy chưa? Các sinh viên đáp: “Thưa thầy, đầy rồi ạ”.
Người thầy giáo tiếp tục cầm túi sỏi thứ hai đổ vào bình rồi lắc nhẹ. Những viên sỏi nhỏ hơn viên đá nên chúng nhanh chóng lọt vào khe hở giữa các viên đá. Ông lại hỏi “Các em thấy bình đã đầy chưa?”, nhóm sinh viên đồng thanh: “Đầy rồi ạ”.
Ông mỉm cười lắc đầu rồi tiếp tục đổ nốt túi cát còn lại vào chiếc bình. Rồi ông lại lắc nhẹ, cát tràn vào mọi chỗ trống còn lại của chiếc bình. Khi không thể đổ hơn được nữa, câu hỏi cũ lại vang lên “Các em thấy bình đã đầy chưa?” và câu trả lời cũng vậy, vẫn giữ nguyên “Thưa thầy, đầy rồi ạ”.
Người thầy đưa ánh mắt nhìn đám sinh viên và tiếp tục rót nước vào bình. Nước từ từ ngấm qua cát, lấp đầy những khe hở giữa các viên sỏi và đá, rồi từ từ mới chạm tới thành bình.
Câu chuyện này chứa đựng rất nhiều điều hay về quản lý thời gian. Chuyện gì sẽ xảy ra, nếu ta đổ vào bình theo thứ tự ngược lại, vd cho cát vào trước, cho sỏi vào sau, và cuối cùng là đá? Trả lời: khi đó, ta sẽ không thể nào cho đá vào được, vì sỏi và cát đã chiếm hết không gian của chiếc bình rồi.
Chiếc bình là một ngày làm việc của chúng ta, còn đá, sỏi & cát tượng trưng cho các loại công việc như sau:
| Công việc | vd | |
| Đá lớn | Công việc khó & cần nhiều thời gian | Xử lý tồn đọng lớn
Đào tạo / tự học |
| Sỏi | Công việc khó nhưng không cần nhiều thời gian | Xử lý các tồn đọng nhỏ
Thực hiện công việc hàng ngày Phân tích các vấn đề |
| Cát | Công việc dễ, lúc nào làm cũng được | Check email mới
Các việc lặt vặt |
| Nước | Niềm vui trong công việc | Trao đổi với đồng nghiệp / khách hàng |
Những sai lầm mà mọi người hay mắc phải:
- Cho cát & sỏi vào bình trước, sau đó mới bắt đầu cho đá, và kết quả là không thể cho hết đá vào được ( hay bị sa đà vào các việc sự vụ, không có thời gian làm việc chính )
- Sau khi cho đá vào đầy bình thì cảm thấy là đầy rồi, không cần cho thêm sỏi và cát, sau đó cho sỏi và cát vào 1 bình khác, kết quả là tốn 2 bình để đựng 1 lượng đá-sỏi-cát mà đáng lý ra chỉ cần 1 bình là đủ ( làm việc không hiệu quả, năng suất thấp)
- Quên đổ nước vào (làm việc nhưng luôn căng thẳng, thành đạt nhưng không thấy vui)
Thế nào là quản lý thời gian
Quản lý thứ tự ưu tiên
- Dành 1h đầu tiên trong ngày để thực hịên những việc thuộc diện quan trọng
- Vào cuối mỗi ngày, liệt kê 5 việc quan trọng nhất phải hòan tất vào ngày hôm sau
- Tập thói quen phân loại công việc trước khi thực hiện – Không thực hiện công việc ngay khi phát sinh, hãy suy nghĩ & sắp xếp chúng vào những thời điểm phù hợp
- Học cách “Nói Không”
- Lập danh sách NOT-TO-DO list, là danh sách những việc linh tinh hay làm. Tuyệt đối tránh làm các việc “linh tinh” này khi có nhiều thời gian & năng lượng
- Những công việc quan-trọng-nhưng-không-gấp nên được phân loại theo chủ đề, bố trí mỗi ngày trong tuần dành riêng cho 1 chủ đề
- Ứng dụng mô hình KANBAN trong quản lý công việc
xây dựng các thói quen tích cực
Bố trí công việc phù hợp
- Phân loại công việc thành 4 nhóm theo ma trận thời gian vs năng lượng
- Nhóm các công việc cùng thể loại để thực hiện cùng 1 lúc
- Chia nhỏ công việc thành những “mẩu” nhỏ có thể làm trong 20ph, tập trung tối đa để hòan thành trong vòng 20ph đó, sau đó nghỉ 5ph rồi tiếp tục 1 khỏang 20ph khác ( them khảo thêm Pomodoro technique) – chia những việc lớn & khó thành những mẩu nhỏ
trở nên gọn gàng
Nâng cao giá trị công việc
- Thay thế những hoạt động thường ngày bằng những hoạt động đem lại giá trị cao hơn
- Ứng dụng 5S
- đừng biến chủ nhật thành 1 ngày khác trong tuần
- Lưu các sách nói vào trong điện thoại để có thể nghe khi đang chạy bộ, tập thể dục ..
giảm các yếu tố phiền nhiễu cản trở sự tập trung
Tài liệu đào tạo về kỹ năng quản lý thời gian
Quên việc quan trọng – hay bị cuốn vào việc sự vụ
Cảm giác chưa làm hết công suất
Cảm thấy mình làm việc thiếu hiệu quả – yếu chuyên môn
Cảm thấy căng thẳng – làm 1 chút là thấy mệt
Quá nhiều việc phát sinh
Hay trì hoãn
Ước lượng thời gian thực hiện không đúng
Có cảm giác là công việc hàng ngày/ tuần không gắn liền với mục tiêu dài hạn