Trong các công ty xuất nhập khẩu luôn có vị trí nhân viên mua hàng. Họ sẽ giúp đem lại nguồn lợi nhuận tối đa cho công ty. Cũng như, đáp ứng đầy đủ các nhu cầu mong muốn của khách hàng. Vậy nhân viên mua hàng là gì? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu cụ thể qua nội dung bài viết dưới đây!

Nhân viên mua hàng là gì?

Nhân viên mua hàng hay còn gọi là Purchasing Officer, là người đảm bảo các nguyên vật liệu và dịch vụ phục vụ cho việc duy trì và phát triển sản xuất của công ty, doanh nghiệp.Theo đó, hàng hóa sẽ được mua từ các nhà cung cấp uy tín và được cung cấp theo các điều khoản đã thoả thuận sẵn trước đó. Nhằm đảm bảo quyền lợi về chất lượng, số lượng và giá thành cho cả bên mua lẫn bên bán.

nhân viên mua hàng là gì 1

Đơn vị chuyên về kinh doanh, phân phối hàng hóa không thể thiếu nhân viên mua hàng

Các công việc chính của nhân viên mua hàng

  • Tiến hành lên kế hoạch cụ thể cho các hoạt động thu mua.
  • Đánh giá kế hoạch đặt hàng, đưa ra yêu cầu mua hàng, quản lý quá trình lựa chọn.
  • Truyền thông tin và hỗ trợ các văn bản cần thiết cho nhà cung cấp.
  • Theo dõi tình trạng đơn hàng, sẵn sàng xử lý các sự cố thiếu hoặc tồn đọng hàng hóa.
  • Liên hệ trực tiếp với các phòng ban có liên quan.
  • Theo dõi đơn đặt hàng và xác nhận thời gian sản xuất, thời điểm giao hàng, cùng mức chi phí phải trả.
  • Đánh giá, cập nhật và duy trì các đơn đặt hàng cho đến khi kết thúc.
  • Đảm bảo đơn đặt hàng tuân thủ các thỏa thuận trong hợp đồng. Và tiến hành báo cáo kết quả lên các cấp quản lý.
  • Quản lý đội ngũ nhân viên tài chính và logistics trong việc giải quyết, tiếp nhận hóa đơn sai lệch.
  • Xác định các cơ hội và thực hiện công việc để mang lại hiệu quả cao.
  • Thực hiện trao đổi, thuyết phục để giảm chi phí từ các nhà cung cấp địa phương.

Trên đây, là những công việc cơ bản mà một nhân viên thu mua phải thực hiện. Tuy nhiên, tùy từng quy mô và yêu cầu của mỗi công ty, mà khối lượng công việc sẽ nhiều hơn hoặc ít hơn khác nhau. 

Quy trình thu mua hàng hóa của nhân viên mua hàng 

Sau khi tìm hiểu nhân viên mua hàng là gì? Bạn cần biết quy trình thu mua hàng hóa của nhân viên mua hàng diễn ra như thế nào?

Bước 1: Xác định yêu cầu và nhu cầu thu mua

Thông thường, nhân viên mua hàng sẽ nhận yêu cầu thu mua nguồn hàng từ các bộ phận có nhu cầu. Sau khi tiếp nhận, nhân viên thu mua sẽ tiến hành phân tích, xác định rõ những yêu cầu về kích thước, thành phần, màu sắc, cùng các thông số kỹ thuật của hàng hóa,… để lên kế hoạch thu mua.

Bước 2: Lập kế hoạch thu mua.

Với hàng hóa mới nhập lần đầu

Nhân viên thu mua sẽ gửi bảng kê hàng hóa, cùng các yêu cầu và đặc tính kèm theo đến nhiều nhà cung cấp khác nhau, yêu cầu các đơn vị báo giá theo bảng đã kê. 

Để làm được việc này, nhân viên thu mua cần chủ động tìm kiếm và lên danh sách sẵn các nhà cung cấp. Hoạt động giúp bạn thăm dò giá hiệu quả, vì có khi đối với mặt hàng này nhà cung cấp này sẽ đưa ra giá cao. Tuy nhiên, với một mặt hàng khác thì có thể họ sẽ mạnh hơn, giá cũng tốt hơn. Nên việc lên danh sách sẵn là điều cần thiết. 

nhân viên mua hàng là gì 2

Tùy trường hợp mà nhân viên mua hàng lên kế hoạch thu mua cụ thể

Với hàng hàng đã từng nhập 

Nếu công ty bạn đã hoạt động nhiều năm trên thị trường, chắc hẳn đơn vị của bạn đã có nhiều mối quen biết chuyên cung cấp nguồn hàng. Khi nhận được những yêu cầu thu mua quen thuộc, nhân viên thu mua sẽ liên hệ lại với những nguồn cung cũ để thu mua. 

Điều này sẽ giúp rút gọn nhiều thời gian trong quá trình thu mua. Vì các yêu cầu hàng hóa, giá cả, phương thức thanh toán,… đã quy định sẵn và không cần phải thỏa thuận lại nữa. 

Tuy nhiên, nhân viên thu mua cũng nên check giá các nguồn khác để nắm được giá cả thị trường. Tránh bị nhà cung cấp cũ xỏ mũi, và cũng có cơ hội để tìm kiếm được nhà cung cấp tốt hơn cả về chất lượng lẫn giá cả.

Bước 3: Tiến hành thu mua hàng hóa.

  • Nhân viên thu mua sẽ lập ra list danh sách các nhà cung cấp tiềm năng, đáp ứng được yêu cầu hàng hóa cần thu mua. Tiến hành liên hệ , yêu cầu báo giá.
  • Thực hiện chọn lọc một số nhà cung cấp có giá cả tốt và nguồn hàng chất lượng hơn.
  • Đàm phán giá cả để nhận được giá tốt hơn giá được đưa ra.
  • Yêu cầu sử dụng sản phẩm mẫu.
  • Ký kết hợp đồng mua bán.
  • Nhận hàng
  • Kiểm tra chất lượng, số lượng, chỉ tiêu hàng so với hợp đồng và so sánh với sản phẩm mẫu nhận được trước đó.
  • Thanh toán hợp đồng.
  • Cung ứng đến các bộ phận liên quan hoặc lưu kho tồn trữ.
  • Đưa đánh giá cụ thể để rút kinh nghiệm cho những lần nhập hàng sau.

nhân viên mua hàng là gì 3

Nhân viên mua hàng tiến hành thu mua hàng hóa 

Nhân viên thu mua không chỉ cố gắng tìm đơn vị cung cấp hàng hóa với giá rẻ nhất, chất lượng tốt nhất. Mà cần chọn đơn vị đảm bảo cung ứng kịp thời cho việc sản xuất, kinh doanh của công ty. Tránh gây trì trệ quá trình sản xuất, kinh doanh hàng hóa. Để đạt được hiệu quả công việc tốt. Yêu cầu nhân viên thu mua phải là người nhanh nhẹn, nhạy bén, có khả năng đàm phán cao. Ngoài ra, còn phải thật cẩn thận trong soạn thảo chứng từ, giấy tờ, có khả năng giải quyết tình huống tốt.

Đọc đến đây, hẳn bạn đã biết nhân viên thu mua là gì? Công việc của họ ra sao? Và quy trình thu mua hàng hóa của họ như thế nào? Mong rằng, với những thông tin chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn hiểu hơn về vị trí công việc này và lựa chọn cho phù hợp nhất.