Mô tả công việc | Trợ Lý Giám Đốc – Mẫu 2

Mục đích công việc

Trợ lý Giám đốc Chương trình chịu sự điều động, phân công của Giám đốc, có nhiệm vụ giúp việc cho Giám đốc trong việc theo dõi các chương trình, kế hoạch hoạt động và việc thự c hiện các kế hoạch của chươ ng trình; tổ chức các cuộc họp và quản lý v ăn phòng; tham gia thực hiện công tác hành chính văn phòng và công việc khác theo yêu cầu của Giám đốc.

Nhiệm vụ và trách nhiệm chính

 1. Giúp việc cho Giám đốc Chương trình

• Giúp việc cho Giám đốc chỉ đạo và theo dõi việc lập và triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch hoạt động của chương trình, tổ chức.
• Phối hợp với các đội và bộ phận để thực hiện và hoàn thành công việc được giao.
• Giúp Giám đốc theo dõi việc triển khai, đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp và báo cáo kết quả theo dõi việc thực hiện các quyết định của Giám đốc.
• Tiếp nhận, rà soát công văn, hồ sơ, tài liệu từ các phòng/bộ phận, đơn vị trực thuộc xin ý kiến trình Giám đốc phê duyệt.
• Gởi tài liệu
• Lưu giữ tài liệu, công văn, hồ sơ
• Truyền đạt thông tin của Giám đốc tới các phòng, bộ phận, đơn vị liên quan và nhận thông tin phản hồi cho Giám đốc.
• Theo dõi và báo cáo tiến độ thực hiện công việc của các phòng, bộ phận, đơn vị theo yêu cầu của Giám đốc.
• Cầu nối liên hệ giữa các thành viên với ban Giám đốc công ty.

2. Tổ chức, sắp xếp lịch, làm việc

3. Tham gia tổ chức các cuộc họp

4. Quản lý văn phòng

• Tiếp nhận, đăng ký lịch làm việc của Giám đốc. Lên lịch, sắp xếp kế hoạch công tác và thông báo lịch làm việc của Giám đốc theo tuần/tháng.
• Ghi chép và sắp xếp các chương trình, thời gian họp của Giám đốc và các đối tác.
• Chuẩn bị cho các chuyến đi công tác của Giám đốc.
• Tham gia các chuyến đi công tác cùng Giám đốc và tiếp khách
• Thông báo, nhắc nhở, đôn đốc cho đoàn công tác tháp tùng GĐ về lịch công tác của Giám đốc trong chuyến công tác
• Thông dịch, biên dịch, phụ đỡ cho Giám đốc trong công tác đối nội, đối ngoại, quan hệ giao dịch với các cơ quan chức năng khi được phân công.
• Tham gia lập kế hoạch, chương trình, tổ chức hội nghị, hội thảo, họp Hội nghị, họp giao ban và tổng kết.
• Lập danh sách thành phần tham dự, khách mời và thông báo nội dung, địa điểm.
• Chuẩn bị tài liệu và phân phối tài liệu tới các thành viên cuộc họp của Giám đốc.
• Ghi chép các biên bản làm việc, biên bản cuộc họp, ghi nhận và tổng hợp nội dung đánh giá các cuộc họp.
• Tiếp đón khách hàng và các đối tác theo yêu cầu của Giám đốc
• Kiểm tra các hộp thư đến và báo cáo cho Giám đốc nội dung thư; soạn thảo và trả lời thư theo yêu cầu của Giám đốc
• Dịch và soạn thảo các tài liệu văn bản bằng tiếng Anh, tiếng Việt theo yêu cầu Quản lý, lưu trữ các tài liệu của Giám đốc
• Quản lý các hồ sơ quản trị công ty và các quy định khác theo Quy chế làm việc, Quy chế quản lý nội bộ
• Các công việc khác theo sự phân công điều động của Giám đốc.
• Hỗ trợ phòng Nhân sự & hành chính trong việc thực hiện các chỉ thị của Giám đốc.
• Theo dõi và báo cáo cho Giám đốc về diễn biến thường lệ trong hoạt động của Công ty theo đúng quy chế quản lý nội bộ

Yêu cầu giới tính, độ tuổi, ngoại hình, tình trạng gia đình

• Tốt nghiệp chuyên ngành quản trị kinh doanh, luật, tài chính, kinh tế, ngoại thương, ngoại ngữ.
•  Kinh nghiệm làm việc: ít nhất 02 năm trong công tác thư ký, trợ lý.
•  Trình độ tin học: thành thạo vi tính văn phòng Thành thạo tiếng Anh
•  Am hiểu về pháp luật Việt Nam
• Giới tính: Nữ 
• Ngoại hình: Chuyên nghiệp, ưa nhìn
• Tình trạng gia đình: Ưu tiên cho người không bị vướng bận con cái.

Yêu cầu về kỹ năng, khả năng của bản thân

• Khả năng hoạch định, tổ chức công việc. Kỹ năng giao tiếp tốt
• Khả năng giải quyết vấn đề tốt
• Khả năng làm việc dưới áp lực cao
• Có tinh thần trách nhiệm cao Có thể đi công tác xa và về trễ

Download

Download bảng mô tả công việc cho vị trí Trợ Lý Giám Đốc – Mẫu 2 Tại đây