Thuật ngữ KPI đã xuất hiện tại Mỹ từ những năm 80 của thế kỷ. Tuy nhiên tại Việt Nam, KPI vẫn còn khá mới mẻ và mới được các doanh nghiệp áp dụng trong những năm trở lại đây. Vậy KPI là gì? Cách xây dựng KPI cho nhân viên như thế nào? Cùng Giải Pháp TInh Hoa tìm hiểu kỹ hơn về vấn đề này qua bài viết hôm nay.
KPI là gì?
KPI (Tiếng Anh: Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá tình trạng thực hiện công việc, được thể hiện qua các số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng,… nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức, bộ phận chức năng hay cá nhân trong các tổ chức, công ty, doanh nghiệp.
KPI được đánh giá là một công cụ hiện đại giúp các nhà quản lý có thể triển khai chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản lý và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng lĩnh vực và từng cá nhân.
KPI là gì?
KPI cũng là cách chính xác nhất để lượng hóa các chỉ tiêu đo lường, đánh giá nhân viên trong một tổ chức, doanh nghiệp. Chỉ tiêu KPI hỗ trợ cho doanh nghiệp nói chung và các nhân viên nói riêng ở các vấn đề như sau:
- Với nhân viên, KPI giúp họ biết được mức độ hoàn thành công việc của mình so với mục tiêu đề ra; tạo động lực làm việc, hướng tới thực hiện mục tiêu chung đồng thời phát hiện ra các khiếm khuyết để cải thiện kịp thời.
- Với quản lý, KPI giúp họ theo dõi được hiệu suất làm việc của nhân viên một cách trực quan, minh bạch, chính xác để đề ra chế độ lương thưởng, kỷ luật phù hợp.
Cách xây dựng KPI hiệu quả cho nhân viên
Quan trọng là vậy nhưng hiện nay vẫn có không ít tổ chức, doanh nghiệp chưa biết cách xây dựng KPI hiệu quả cho nhân viên.
Không phải nhà quản lý nào cũng biết cách xây dựng KPI hiệu quả cho nhân viên
Dưới đây là gợi ý quy trình 6 bước xây dựng KPI hiệu quả mà các nhà quản lý có thể tham khảo để áp dụng cho công ty, tổ chức của mình.
Bước 1: Xác định bộ phận/người xây dựng KPI
Tùy thuộc vào từng tổ chức, doanh nghiệp mà trọng trách xây dựng KPI có thể do chính các bộ phận/phòng/ban chức năng (thường là Trưởng bộ phận/phòng/ban) đảm nhận hoặc do bộ phận nhân sự, đội ngũ quản lý cấp cao đưa ra.
KPI do chính các bộ phận/phòng/ban xây dựng có ưu điểm là tính khả thi cao, thể hiện được rõ nét chức năng, nhiệm vụ của bộ phận nhưng dễ dẫn đến thiếu khách quan hoặc đặt mục tiêu quá thấp.
Ngược lại, KPI do quản lý cấp cao đưa ra thì đảm bảo tính khoa học, khách quan nhưng các chỉ số có thể không thực tế, không thể hiện đúng chức năng của bộ phận.
Giải pháp cho vấn đề này là hệ thống KPIs sau khi được xây dựng sẽ cần có sự thẩm định, đánh giá của bộ phận chức năng.
Bước 2: Xác định các vị trí chức danh cùng các trách nhiệm chính của vị trí đó
Mỗi vị trí chức danh sẽ có những chức năng, trách nhiệm riêng. Với mỗi vị trí chức danh thì người xây dựng KPIs cần chỉ ra những trách nhiệm chính (mô tả công việc) mà người đảm nhận vị trí đó phải thực hiện một cách rõ ràng, cụ thể.
Các trách nhiệm này chính là cơ sở để xây dựng hệ thống chỉ số KPIs.
Mỗi một chức danh sẽ có hệ thống chỉ số KPIs riêng
Bước 3: Xác định các chỉ số đo lường hiệu suất – KPI
Các chỉ số KPIs được áp dụng cho bộ phận và từng vị trí chức danh riêng. Cụ thể:
- KPIs cho bộ phận/phòng/ban
Dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận/phòng/ban mà người xây dựng hệ thống KPIs sẽ xây dựng các chỉ số KPIs chung, đại diện cho cả bộ phận. Những chỉ số KPIs này chính là cơ sở để xây dựng KPIs của từng vị trí chức danh.
- KPIs cho từng vị trí chức danh
KPIs cho từng vị trí chức danh phải được xây dựng dựa trên cơ sở mô tả và yêu cầu công việc, bảo đảm SMART và có phương án đo lường, nghiệm thu công khai.
Tiêu chí SMART bao gồm:
- S- Specific: Mục tiêu cụ thể
- M – Measurable: Mục tiêu đo lường được
- A – Attainable: Mục tiêu có thể đạt được
- R – Relevant: Mục tiêu thực tế
- T – Timebound: Mục tiêu có thời hạn cụ thể
Lưu ý:
- 2 người cùng một chức danh có thể có KPIs khác nhau tùy vào năng lực từng người.
- Kỳ đánh giá KPI thường áp dụng là tháng, quý, năm; tùy vào từng KPI của từng cá nhân/phòng ban bộ phận.
Trên đây là hướng dẫn cách xây dựng KPI cho nhân viên và các phòng/ban/bộ phận. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong vấn đề này, hãy liên hệ ngay Thư viện Quản trị nhân sự để được tư vấn và hỗ trợ.
