Xuất nhập khẩu là một hoạt động hàng đầu trong lĩnh vực kinh doanh. Nó giúp lưu thông hàng hóa, mở rộng thị trường. Ngoài ra, còn tạo các mối quan hệ kinh doanh với các quốc gia, thúc đẩy kinh tế trong nước. Vậy chức năng của phòng xuất nhập khẩu qua từng bộ phận là gì? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua nội dung bài viết dưới đây!
Phòng xuất nhập khẩu là gì? Gồm những vị trí công việc nào?
Phòng xuất nhập khẩu là bộ phận chịu trách nhiệm các vấn đề về điều phối và giám sát hoạt động của chuỗi cung ứng. Đảm bảo tài sản của công ty được sử dụng hiệu quả và sử dụng công nghệ logistics để tối ưu quy trình vận chuyển hàng hóa…
Phòng xuất nhập khẩu thường có nhiều vị trí công việc khác nhau
Trong một công ty xuất nhập khẩu, có rất nhiều vị trí làm việc. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu nhân viên xuất nhập khẩu làm gì ở nhiều vị trí công việc khác nhau. Cụ thể các vị trí đó là: nhân viên mua hàng, nhân viên nhập khẩu, nhân viên xuất khẩu, nhân viên chứng từ, nhân viên hiện trường, nhân viên phòng thanh toán quốc tế,…
Chức năng của phòng xuất nhập khẩu qua các vị trí công việc
Nhân viên mua hàng (Purchasing Officer)
- Tìm kiếm nhà cung cấp, thường làm việc tại các công ty thương mại nhỏ, kinh doanh nhiều mặt hàng, nhà cung cấp không cố định
- Liên hệ nhà cung cấp để hỏi hàng, xin báo giá
- Phân tích báo giá nhận được, dự toán các chi phí nhập khẩu (phí vận tải, thuế nhập khẩu…)
- Soạn thảo Hợp đồng ngoại thương và đàm phán về các điều khoản hợp đồng
- Chuẩn bị các chứng từ thanh toán (mở L/C, chuyển tiền..)
- Thực hiện các công việc cần thiết về vận tải quốc tế để đưa hàng về kho
- Tiến hành khai báo Hải quan
- Đưa hàng về nhập kho
Nhân viên mua hàng chịu trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp
Lưu ý: Công việc Khai báo Hải quan có thể do nhân viên xuất nhập khẩu trực tiếp thực hiện. Hoặc có thể thuê công ty dịch vụ làm. Thông thường, công ty dịch vụ vận tải nào book tàu/ máy bay cho lô hàng sẽ tiến hành Khai báo Hải quan, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp.
Nhân viên Nhập khẩu (Import Executive)
Công việc tương tự như một Purchasing Official, nhưng đa số nhân viên nhập khẩu không phải tìm kiếm nhà cung cấp. Thường thì họ sẽ làm việc trong các công ty kinh doanh ít mặt hàng và có nhà cung cấp ổn định. Ví dụ như: các công ty phân phối độc quyền một nhãn hiệu hoặc sản phẩm nào đó…
Nhân viên Xuất khẩu (Export Executive)
Nhiệm vụ của nhân viên xuất khẩu là tìm kiếm khách hàng do công ty đã có đầu ra ổn định. Đồng thời, thực hiện các công việc liên quan đến xuất khẩu đơn thuần.
Nhân viên Kinh doanh xuất nhập khẩu
Công việc của kinh doanh xuất nhập khẩu là phải tìm kiếm và giao dịch với khách hàng nước ngoài. Ngoài ra, phải thực hiện các công việc để xuất khẩu hàng như thuê vận tải, mở TK xuất khẩu, xin C/O….
Nhân viên kinh doanh có vai trò khá quan trọng trong phòng xuất nhập khẩu
Nhân viên chứng từ
Khi nói về chức năng của phòng xuất nhập khẩu, không thể không kể đến nhân viên chứng từ. Theo đó, các nhân viên chứng từ có thể làm việc trong bộ phận chứng từ và chịu trách nhiệm soạn thảo chứng từ xuất nhập khẩu.
Phần lớn nhân viên chứng từ đều làm việc trong các công ty forwarder, các công ty dịch vụ khai báo Hải quan. Họ sẽ chịu trách nhiệm chuẩn bị mọi chứng từ liên quan đến việc thông quan để nhân viên khác đi làm việc với Hải quan.
Phòng xuất nhập khẩu không thể thiếu nhân viên chứng từ
Nhân viên hiện trường
Nhân viên này là người trực tiếp đi đến các kho bãi, cảng hàng không, cảng biển để làm các thủ tục thông quan và xuất/ nhập hàng cho các đối tác. Nhân viên hiện trường thường làm việc nhiều nhất cho các công ty forwarder và các công ty dịch vụ khai báo Hải quan.
Nhân viên Phòng thanh toán Quốc tế
Thông thường, họ sẽ làm việc trong các Ngân hàng có Dịch vụ thanh toán quốc tế. Vì tính chất công việc, nên yêu cầu họ phải có kiến thức chủ yếu về thanh toán quốc tế. Đồng thời, hiểu các quy định, các chuẩn mực trong thanh toán quốc tế giữa các ngân hàng, giữa ngân hàng và khách hàng.
Ngoài ra, nhân viên phòng thanh toán Quốc tế còn phải làm việc với nhân viên tại Văn phòng Đại diện của các công ty đa quốc gia. Họ sẽ phải làm các công việc giao dịch, chuyển tiếp thông tin giữa bên mua và bên bán. Tuy nhiên, nhân viên vị trí này sẽ không tham gia vào quá trình vận tải hàng hóa, chỉ tham gia giao dịch và chuyển giao chứng từ.
Nội dung bài viết trên đây, đã giúp bạn hiểu được phần nào về chức năng của phòng xuất nhập khẩu là gì, qua các vị trí công việc cụ thể? Nếu bạn vẫn còn băn khoăn hay thắc mắc về vấn đề nào đó. Hãy truy cập vào thư viện quản lý nhân sự tại trang web: https://quantrinhansu-online.com, để có thể tìm hiểu được nhiều thông tin hơn!
