Cuối tháng, phòng nhân sự nộp bảng “tăng – giảm nhân sự”. Ban giám đốc liếc qua con số tổng rồi cất đi. Đó là cách phổ biến nhất để lãng phí một trong những báo cáo có giá trị nhất của phòng nhân sự.
Báo cáo biến động nhân sự là báo cáo tổng hợp số lượng người vào, người ra và người còn lại của doanh nghiệp trong một kỳ (tuần, tháng, quý, năm), được chia theo các chiều như phòng ban, xưởng, chức danh, thâm niên và lý do rời đi. Con số tổng chỉ là điểm xuất phát. Giá trị nằm ở chỗ báo cáo cho bạn biết ai đang rời đi, từ đâu, sau bao lâu và vì sao.
(Hình mẫu của báo cáo biến động nhân sự)
Thư viện quản trị nhân sự xin chia sẻ đến các anh chị HR mẫu báo cáo biến động nhân sự (ver 9). File được thực hiện bởi đội ngũ chuyên nghiệp với thiết kế đẹp mắt và được update thường xuyên.
Báo cáo biến động nhân sự giúp trả lời những câu hỏi nào?
Một báo cáo tốt trả lời được bốn câu hỏi mà cuộc họp nào cũng hỏi:
- Quy mô nhân sự đang tăng hay giảm so với kế hoạch? So số thực tế với định biên đã duyệt, không chỉ so với tháng trước.
- Chúng ta đang mất người ở đâu? Nghỉ việc dồn vào một xưởng, một chuyền, một quản lý hay một nhóm thâm niên nào đó thường là dấu hiệu của một nguyên nhân cụ thể, không phải ngẫu nhiên.
- Người mới có ở lại không? Tuyển được nhiều nhưng nghỉ trong 30 – 90 ngày đầu nghĩa là tiền tuyển dụng và đào tạo đang đổ ra ngoài.
- Chi phí nào đang ẩn sau con số? Mỗi người nghỉ kéo theo chi phí tuyển thay thế, thời gian đào tạo, năng suất giảm và đôi khi cả đơn hàng trễ.
Báo cáo biến động nhân sự nên có những nội dung nào?
1. Bộ số liệu nền (headcount)
- Nhân sự đầu kỳ và nhân sự cuối kỳ
- Tuyển mới trong kỳ (kể cả điều chuyển đến)
- Rời đi trong kỳ (kể cả điều chuyển đi)
- Nhân sự bình quân = (đầu kỳ + cuối kỳ) / 2
Phải khớp công thức: Cuối kỳ = Đầu kỳ + Tuyển mới – Rời đi. Nếu số này không khớp với bảng lương hay danh sách bảo hiểm, hãy sửa dữ liệu trước rồi mới đọc báo cáo.
2. Nhóm chỉ số nghỉ việc
- Tỷ lệ nghỉ việc = Số người rời đi trong kỳ / Nhân sự bình quân × 100%
- Tách theo bản chất: người lao động tự nghỉ, doanh nghiệp chấm dứt (kỷ luật, không đạt thử việc, cắt giảm), hết hạn hợp đồng, nghỉ hưu
- Nghỉ sớm: tỷ lệ người nghỉ trong 30 / 60 / 90 ngày đầu so với tổng số người mới vào
- Lý do nghỉ việc lấy từ phỏng vấn nghỉ việc hoặc đơn xin nghỉ, chuẩn hoá về vài nhóm cố định (thu nhập, quản lý trực tiếp, ca kíp/tăng ca, khoảng cách di chuyển, chuyển ngành, lý do cá nhân)
3. Nhóm chỉ số tuyển mới và ổn định
- Tỷ lệ tuyển mới = Số người tuyển mới / Nhân sự bình quân × 100%
- Tăng ròng = Tuyển mới – Rời đi
- Thâm niên của người rời đi (dưới 3 tháng, 3 – 12 tháng, 1 – 3 năm, trên 3 năm)
4. Các chiều cắt bắt buộc
Con số tổng gần như vô dụng nếu không cắt theo ít nhất: phòng ban/xưởng/chuyền, chức danh hoặc cấp bậc, thâm niên, loại hợp đồng, giới tính hoặc độ tuổi (nếu cần phân tích cơ cấu).
Ví dụ minh hoạ
(Số liệu giả định, dùng để minh hoạ cách tính.) Một nhà máy đầu quý có 500 người, tuyển mới 60, rời đi 45:
| Chỉ số | Cách tính | Kết quả |
|---|---|---|
| Nhân sự cuối kỳ | 500 + 60 – 45 | 515 |
| Nhân sự bình quân | (500 + 515) / 2 | 507,5 |
| Tỷ lệ nghỉ việc | 45 / 507,5 | khoảng 8,9% |
| Tỷ lệ tuyển mới | 60 / 507,5 | khoảng 11,8% |
| Tăng ròng | 60 – 45 | +15 người |
Nhìn con số tổng, nhân sự “tăng 15 người” nghe rất ổn. Nhưng nếu 18 trong 45 người nghỉ là người mới vào chưa đủ 90 ngày (40% số nghỉ), thì vấn đề nằm ở khâu tuyển chọn, bố trí hoặc hoà nhập của người mới, và con số tăng ròng đã che mất điều đó.
Cách sử dụng báo cáo biến động nhân sự
Bước 1: Chốt số liệu theo lịch cố định. Chọn một ngày chốt mỗi tháng và một nguồn dữ liệu duy nhất (bảng lương, hồ sơ nhân sự hoặc phần mềm nhân sự), tránh mỗi bộ phận tự đếm một kiểu.
Bước 2: Đọc từ tổng đến chi tiết. Xem tỷ lệ chung, sau đó tìm bộ phận lệch nhất, rồi xem nhóm thâm niên và lý do nghỉ của bộ phận đó.
Bước 3: So sánh có ý nghĩa. So với cùng kỳ năm trước và với các tháng gần nhất của chính doanh nghiệp. Không có một ngưỡng nghỉ việc “chuẩn” áp cho mọi ngành, vì vậy trước hết hãy so với chính mình rồi mới so với thị trường.
Bước 4: Biến số liệu thành việc cần làm. Mỗi điểm bất thường cần một người chịu trách nhiệm và một hành động cụ thể: phỏng vấn nghỉ việc ở bộ phận đó, rà lại lương và ca kíp, điều chỉnh cách tuyển, siết lại chương trình hoà nhập.
Bước 5: Theo dõi kết quả ở kỳ sau. Báo cáo tháng sau phải cho thấy hành động của tháng trước có tác dụng hay không, nếu không thì báo cáo chỉ dừng ở việc ghi nhận.
Báo cáo biến động nhân sự khác nhau thế nào giữa các ngành?
Cùng một công thức, nhưng cách đọc và chiều cắt cần đổi theo đặc thù ngành:
| Ngành | Đặc điểm biến động | Nên nhấn mạnh trong báo cáo |
|---|---|---|
| Sản xuất | Lao động phổ thông chiếm đa số, biến động theo mùa vụ và có xu hướng tăng sau kỳ nghỉ lễ dài; công nhân dễ chuyển sang nhà máy khác gần đó | Cắt theo xưởng/chuyền/ca; tách công nhân trực tiếp và gián tiếp; theo dõi nghỉ sớm sau khi vào việc; liên hệ với tăng ca và thu nhập |
| Bán lẻ, F&B | Nhiều lao động bán thời gian, ca ngắn, tuyển liên tục | Theo dõi theo từng cửa hàng/chi nhánh; xem theo tuần thay vì chỉ theo tháng; tách toàn thời gian và bán thời gian |
| IT, dịch vụ chuyên môn | Số người ít nhưng mỗi người rời đi có tác động lớn (kiến thức, khách hàng, dự án) | Tách nghỉ việc “đáng tiếc” (người giỏi) với nghỉ việc thông thường; theo dõi theo cấp bậc và vị trí then chốt |
| Xây dựng | Nhân sự gắn với công trình/dự án, tăng giảm theo tiến độ | Báo cáo theo dự án, phân biệt nhân sự chính thức với thời vụ; kết thúc dự án không được tính như nghỉ việc bất thường |
Điểm chung: đừng lấy tỷ lệ nghỉ việc của ngành này đặt cạnh ngành khác để kết luận tốt hay xấu. Cùng mức 8% một tháng có thể bình thường ở một chuỗi bán lẻ nhưng là tín hiệu báo động ở một dây chuyền cần công nhân lành nghề. Với doanh nghiệp sản xuất, bạn có thể đọc thêm bài giảm tỷ lệ nghỉ việc ở doanh nghiệp sản xuất.
Góc nhìn theo từng vai trò
Góc nhìn của Chủ doanh nghiệp/CEO
CEO không cần biết từng người nghỉ, mà cần biết nhân sự có đang là điểm nghẽn của kế hoạch kinh doanh không. Một báo cáo một trang gồm tỷ lệ nghỉ việc, tỷ lệ nghỉ sớm, tăng ròng so với định biên và 2 – 3 bộ phận lệch nhất là đủ để đặt câu hỏi đúng: đơn hàng sắp tới có đủ người làm không, và chi phí thay người đang tốn bao nhiêu.
Góc nhìn của Giám đốc (điều hành/nhà máy)
Giám đốc lo về năng lực sản xuất và tiến độ giao hàng. Điều họ cần là biết chuyền hoặc xưởng nào đang thiếu người, ai nghỉ và sau bao lâu người mới lên tay nghề. Hai chỉ số nên xem đầu tiên là nghỉ theo xưởng/chuyền và nghỉ sớm của công nhân mới.
Góc nhìn của Trưởng phòng Nhân sự/HR
Trưởng phòng HR là người chịu trách nhiệm cho cả số liệu và lời giải thích. Áp lực lớn nhất là đến họp với con số tổng đẹp nhưng không giải thích được vì sao. Vì vậy báo cáo phải có lý do nghỉ việc đã chuẩn hoá và phải chỉ ra được bộ phận, nhóm thâm niên gây ra biến động. Người làm HR cũng cần một quy trình phỏng vấn nghỉ việc đủ đều để dữ liệu lý do không chỉ toàn “lý do cá nhân”.
Góc nhìn của Quản đốc/Trưởng chuyền
Quản đốc không đọc báo cáo tổng hợp mà nhìn vào chuyền của mình: hôm nay thiếu mấy người, ai mới vào, ai có dấu hiệu nghỉ. Họ cũng là người bị “soi” khi tỷ lệ nghỉ ở chuyền cao. Nên cho quản đốc xem số liệu riêng của chuyền và của tổ, đi kèm số liệu tăng ca và thâm niên để cùng tìm nguyên nhân, thay vì chỉ ghi nhận đây là lỗi của quản lý trực tiếp.
Góc nhìn của Chuyên viên C&B/Kế toán tiền lương
C&B là người chốt số liệu người vào, người ra khi tính lương, bảo hiểm, phụ cấp và thanh toán cuối cùng. Mọi sai lệch về ngày nghỉ, ngày vào làm hay điều chuyển sẽ hiện ra ở báo cáo biến động và ở bảng lương. Vì vậy C&B nên là người đối soát cuối cùng giữa báo cáo biến động, bảng lương và danh sách tham gia bảo hiểm.
Những lỗi thường gặp khi lập báo cáo biến động nhân sự
- Chỉ có số tổng, không cắt theo phòng ban, thâm niên và lý do
- Mẫu số sai: dùng nhân sự đầu kỳ thay vì nhân sự bình quân, hoặc mỗi kỳ dùng một cách khác nhau khiến so sánh mất ý nghĩa
- Gộp mọi trường hợp rời đi làm một: hết hạn hợp đồng, kỷ luật và tự nghỉ có nguyên nhân và cách xử lý rất khác nhau
- Lý do nghỉ việc nhập tự do, không chuẩn hoá nên không thể tổng hợp
- Nhập tay từ nhiều nguồn, nên số liệu lệch giữa báo cáo nhân sự, bảng lương và bảo hiểm
- Có báo cáo nhưng không có hành động, mỗi tháng nộp một lần rồi bỏ đó
Lưu ý về nghĩa vụ báo cáo với cơ quan nhà nước
Ngoài báo cáo nội bộ, doanh nghiệp còn phải báo cáo tình hình thay đổi lao động định kỳ. Theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi bởi Nghị định 35/2022/NĐ-CP), việc này thực hiện định kỳ 6 tháng (trước ngày 05/6) và hằng năm (trước ngày 05/12) qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, đồng thời thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội, còn doanh nghiệp trong khu công nghiệp báo cáo đến Ban quản lý khu công nghiệp. Cơ quan tiếp nhận và cách nộp có thể đã được điều chỉnh sau các đợt sắp xếp bộ máy gần đây, nên hãy đối chiếu văn bản hiện hành trước khi nộp. Nếu báo cáo nội bộ đã đầy đủ và khớp với hồ sơ nhân sự, việc lập báo cáo này sẽ nhanh và ít sai sót hơn nhiều.
Giải pháp hỗ trợ theo dõi báo cáo biến động nhân sự chính xác hơn
Để giảm sai sót khi tổng hợp báo cáo biến động nhân sự cuối năm, nhiều doanh nghiệp kết hợp thêm công cụ quản lý dữ liệu chấm công, nghỉ việc, tăng ca tự động thay vì nhập liệu thủ công. Tham khảo Phần mềm chấm công để đồng bộ dữ liệu chấm công trực tiếp vào báo cáo biến động nhân sự hàng tháng, giúp số liệu luôn cập nhật và chính xác.
Kết luận
Báo cáo biến động nhân sự chỉ có giá trị khi nó dẫn tới một quyết định: giữ người ở đâu, tuyển thế nào, sửa gì ở ca kíp, lương hay cách quản lý. Hãy bắt đầu từ bộ số liệu nền, thêm nhóm chỉ số nghỉ việc và nghỉ sớm, cắt theo đúng chiều mà ngành của bạn cần, rồi họp đọc báo cáo đều đặn mỗi tháng. Khi dữ liệu được tổng hợp tự động thay vì nhập tay, phần lớn thời gian của phòng nhân sự sẽ chuyển từ đếm số sang phân tích và hành động.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách xây dựng hệ thống chỉ số nhân sự, đọc tiếp các bài về tỷ lệ giữ chân nhân viên, HR Metrics & KPIs và mẫu báo cáo nhân sự cuối năm, hoặc xem thêm trong chuyên mục Quản trị nhân sự trên quantrinhansu-online.com.