Phần mềm nhân sự mà nhân viên nhân sự, nhà tuyển dụng, quản lý và nhân viên có thể truy cập trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng ngoài giờ văn phòng  không còn là 1 thứ xa xỉ nữa. Bây giờ nó là một điều cần thiết cần có để tăng tính linh động trong môi trường làm việc.

Điều đó không làm cho việc chọn đúng ứng dụng di động dễ dàng hơn dành cho doanh nghiệp của bạn. Với hàng trăm hệ thống cung cấp các ứng dụng dành cho thiết bị di động chuyên dụng để lựa chọn, với mức độ tương thích thiết bị khác nhau và chức năng được chuyển, nó có thể khó phân tách các giải pháp tốt nhất khỏi chuỗi.

ỨNG DỤNG PHẦN MỀM NHÂN SỰ | QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC KỶ NGUYÊN 4.0

Ứng dụng di động cho BambooHR

Để trợ giúp, chúng tôi đã tạo ra những hướng dẫn cần thiết này cho người mua về ứng dụng dành cho thiết bị di động nhân sự. Cho dù bạn là một người mua có kinh nghiệm hoặc lần đầu tiên nghiên cứu về các ứng dụng phần mềm nhân sự, thì mục tiêu ở đây là để đảm bảo bạn có kiến thức cần thiết để đưa ra quyết định mua hàng tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Xem thêm: Phần mềm nhân sự – Chấm công – Tính lương

Ứng dụng phần mềm nhân sự là gì?

Ứng dụng phần mềm nhân sự là các chương trình có thể tải xuống cho các thiết bị di động như điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng cho phép người dùng thực hiện một số nhiệm vụ nhân sự cốt lõi khi đang di chuyển. Nhân viên có thể kiểm tra phiếu lương của họ, thay đổi địa chỉ gửi thư hoặc yêu cầu trả lương (PTO); người quản lý có thể điều thay đổi chỉnh lịch trình và thậm chí nhà tuyển dụng có thể tiến hành phỏng vấn bằng video nếu ứng dụng cho phép.

Mặc dù tất cả các hệ thống nhân sự dựa trên hệ thống Cloud đều có thể truy cập được thông qua trình duyệt web trên điện thoại di động, không phải tất cả các hệ thống đều có các ứng dụng di động chuyên dụng. Dưới đây là một số chi tiết sự khác nhau như thế nào giữa ứng dụng phần mềm nhân sự dành cho thiết bị di động và trang web trên điện thoại di động:

ỨNG DỤNG PHẦN MỀM NHÂN SỰ | QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC KỶ NGUYÊN 4.0

Sự khác biệt chính giữa ứng dụng di động gốc và trên điện thoại di động

Chức năng chung của ứng dụng phần mềm nhân sự

Chức năng của ứng dụng phần mềm nhân sự có thể khác nhau phụ thuộc vào nhà cung cấp bạn đang xem xét, bề rộng của các tính năng được cung cấp và hệ thống dựa trên một vài ứng dụng chỉ được sử dụng bởi nhân cá nhân HR. Trong khi những ứng dụng khác bao gồm chức năng tự phục vụ cho nhân viên và người quản lý.

Một số chức năng chung để tìm ra các nhà cung cấp thường bao gồm:

Theo dõi cá nhân Cập nhật thông tin liên hệ của nhân viên và thông tin công việc, quản lý các nhóm và nhóm và xem biểu đồ tổ chức công ty.
Chấm công Yêu cầu và phê duyệt thời gian nghỉ, bấm công vào và ra khỏi ca và theo dõi giờ làm việc của nhân viên.
Biên chế Tính toán và chạy biên chế; kiểm tra phiếu lương.
Tuyển dụng Quản lý quá trình tuyển dụng và chia sẻ danh sách công việc; đọc hồ sơ và ứng dụng.
Đánh giá hiệu suất Tạo, chia sẻ và quản lý các đánh giá hiệu suất của nhân viên.
Quản lý học tập Tham gia các khóa học E-learning trên thiết bị di động, đánh giá hoàn chỉnh và đánh giá hiệu suất chương trình đào tạo.


Những lợi ích của ứng dụng phần mềm nhân sự

Lợi ích chính mà ứng dụng phần mềm nhân sự dành cho thiết bị di động nhân sự chuyên dụng là mang đến cho tổ chức của bạn sự linh hoạt. Nếu có một nhiệm vụ liên quan đến nhân sự bạn cần làm ngay lập tức, cho dù đó là chạy biên chế hoặc cập nhập lợi ích của nhân viên, bạn không còn cần phải ở văn phòng hoặc tại máy tính để bàn của bạn để làm điều đó. Trong một doanh nghiệp phát triển nhanh và đang phát triển việc truy cập trực tiếp vào thông tin nhân viên quan trọng này có thể dẫn đến hàng nghìn giờ được lưu theo thời gian.

Dưới đây là một số lợi ích khác của ứng dụng phần mềm nhân sự:

  • Nhân viên tự phục vụ: Với chức năng tự phục vụ (ESS) của nhân viên có sẵn trên thiết bị di động, giờ đây nhân viên có thể tự do kiểm tra các nhiệm vụ liên quan đến nhân sự hơn (cập nhật thông tin cá nhân, ghi giờ thay đổi).
  • Tối ưu hóa thiết bị di động: Nếu bạn đã từng phải chụm và thu nhỏ theo cách của mình quanh một trang web trên điện thoại thông minh của mình, bạn sẽ biết những nỗi khổ của trải nghiệm di động không được tối ưu hóa. Một ứng dụng chuyên dụng được xây dựng dựa trên trải nghiệm di động, giúp bạn điều hướng dễ dàng hơn trên màn hình nhỏ hơn.
  • Truy cập ngoại tuyến: Hạn chế chính của hệ thống dựa trên Cloud  là nếu Internet của bạn bị hỏng, bạn không thể truy cập vào nó. Một số ứng dụng dành cho thiết bị di động tránh sự cố này bằng cách cung cấp “chế độ ngoại tuyến” nơi bạn có thể tham gia và xem thông tin quan trọng mà không cần kết nối. Bạn cũng có thể truy cập hệ thống bằng kết nối dữ liệu di động của điện thoại.

Giá cả của ứng dụng phần mềm nhân sự như thế nào?

Nếu bạn mới làm quen với thế giới phần mềm nhân sự, các hệ thống này thường được định giá theo một trong hai cách.

Cách đầu tiên, được gọi là giấy phép vĩnh viễn, liên quan đến việc trả trước một khoản phí lớn để sở hữu ứng dụng phần mềm nhân sự vĩnh viễn. Loại giấy phép này phổ biến hơn trong các hệ thống tại chỗ được đặt và duy trì bởi khách hàng, trên máy chủ của riêng họ.

Cách thứ hai, phổ biến hơn là giấy phép đăng ký. Trong phương thức định giá này, khách hàng trả phí hàng tháng hoặc hàng năm để sử dụng phần mềm. Đôi khi đây là phí cố định không thay đổi, nhưng thường lệ phí biến động phụ thuộc vào số lượng nhân viên bạn có ở công ty bạn hoặc số người dùng sẽ cần truy cập vào hệ thống của ứng dụng phần mềm nhân sự. Loại giá này có xu hướng đi đôi với các hệ thống dựa trên đám mây.

Bên cạnh đó có một số ngoại lệ, quyền truy cập vào ứng dụng dành cho thiết bị di động của hệ thống nhân sự đi kèm với việc mua phần mềm. Khi bạn đã thiết lập hệ thống, người dùng có thể tải xuống ứng dụng từ cửa hàng ứng dụng tương ứng của thiết bị hoặc trang web của nhà cung cấp và đăng nhập bằng thông tin họ sử dụng để truy cập hệ thống trên máy tính của họ.

Những sự cân nhắc quan trọng khi chọn ứng dụng phần mềm nhân sự

Ngay cả những hệ thống nhân sự dựa trên máy tính để bàn tốt nhất cũng có thể có thiếu những trải nghiệm trên thiết bị di động. Dưới đây là một số điều cần xem xét khi bạn nghiên cứu các đề xuất ứng dụng dành cho thiết bị di động nhân sự:

  • Khả năng tương thích thiết bị: Nếu nhân viên của bạn chủ yếu là người dùng Android, nhưng nhà cung cấp của bạn chỉ cung cấp ứng dụng iOS, điều đó có nghĩa là ứng dụng phần mềm nhân sự sẽ không thể hoạt động được. Khảo sát nhân viên của bạn để tìm hiểu xem họ có thiết bị di động nào, vì vậy bạn có thể tìm thấy giải pháp tương thích.
  • Chức năng giới hạn: Ứng dụng dành cho thiết bị di động hiếm khi cung cấp trải nghiệm trực tiếp thực sự cùng với chức năng như nền tảng phần mềm chính do hạn chế về dữ liệu, kích thước màn hình nhỏ hơn và các yếu tố khác. Nếu nhà cung cấp không cung cấp chức năng mà tổ chức của bạn cần cho thiết bị di động, hãy tìm nơi khác để ứng dụng phần mềm nhân sự của doanh nghiệp hoạt động tốt nhất.
  • Quyền Người dùng: Xem xét những gì một nhân viên có thể làm khi họ đăng nhập vào ứng dụng di động. Điều đó có khác với những gì người quản lý có thể làm không? Hoặc một nhà tuyển dụng? Nếu bạn dự định có nhiều người dùng truy cập hệ thống nhân sự thông qua ứng dụng dành cho thiết bị di động, hãy đảm bảo bạn có thể đặt các quyền người dùng khác nhau để nhân viên xếp hạng và tệp không bắt đầu rối tung với số biên chế của bạn khi ứng dụng phần mềm nhân sự đi vào hoạt động.

Theo Brian Westfall

Hội thảo Quản lý nhân lực kỷ nguyên 4.0

Nơi các nhà quản trị nhân lực hội tụ

ĐĂNG KÝ THAM GIA

SMARTBOSS KPI

Phần mềm đánh giá công việc

Phiên bản chuẩn – Miễn phí

ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM NGAY

Hội thảo Lương 3P

  • Thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên
  • Đạt được các mục tiêu kinh doanh
  • Giảm rủi ro cho doanh nghiệp

Buổi giao lưu là nơi gặp gỡ giữa những người có vai trò quản lý nhân sự.

THAM GIA NGAY

Giao lưu chia sẻ kinh nghiệm xây dựng hệ thống đánh giá KPI

Bớt thời gian chấm công tính lương thêm thời gian quản trị nhân sự

THAM GIA NGAY