Gian lận sổ chấm công là một tình huống khó xử: Các nhân viên thường không nhận ra rằng công ty không nhất thiết phải tuân thủ các bước kỷ luật lũy tiến và đây có thể được coi là một hành vi vi phạm ngay tức khắc. Dựa trên tính chất của vụ việc, tính nghiêm trọng, và số lần vi phạm, một công ty chắc chắn có toàn quyền quyết định sa thải nhân viên khi phát hiện vi phạm. Điều đó giúp ích rất nhiều nếu công ty có một chính sách chấm công khẳng định rằng những vi phạm này sẽ không phụ thuộc vào quy trình kỷ luật lũy tiến và sẽ dẫn đến một quyết định sa thải ngay lập tức.

Rõ ràng là không phải mọi trường hợp gian lận sổ chấm công đều dẫn đến việc sa thải. Chẳng hạn, nếu một nhân viên thể hiện trong sổ chấm công rằng mình đã làm việc đến 5 giờ chiều một ngày tuần trước nhưng thực tế là cô ấy đã rời văn phòng vào lúc 4 giờ chiều, thì tốt nhất nó nên được giải quyết bằng một cuộc đối thoại ngắn khẳng định rằng bạn muốn mọi người ghi lại cẩn thận thời gian đến và rời khỏi nơi làm việc.

gian lan cham cong

 

Tuy nhiên, những vi phạm nhất định có thể và nên được hiểu là những lỗi vi phạm nhất thời. Chẳng hạn, hàng ngày hai thư ký của công ty đi ăn trưa cùng nhau. Tuy nhiên, khi phải quay trở lại làm việc vào lúc 1 giờ chiều, chỉ có một người về công ty song lại quẹt hai thẻ từ chấm công – một cho cô ấy và một cho đồng nghiệp cùng ăn trưa với mình. Những người khác trong bộ phận đã hiểu được mánh khóe nhỏ này và thông báo sự gian lận này với phòng Nhân sự. Sau đó, phòng Nhân sự và bộ phận an ninh đã lưu ý thời điểm các nhân viên này quẹt thẻ khi trở về công ty sau bữa trưa, đồng thời người giám sát cũng theo dõi thời gian hai nhân viên đó thực sự bắt đầu làm việc vào buổi chiều.

Giải pháp

Một tuần sau, bạn để ý là nhân viên thứ nhất, Nga, thể hiện hợp lý rằng cô ấy ăn trưa tới 1h chiều mỗi ngày trong tuần trước đó. Không ngạc nhiên là nhân viên thứ hai, Sarah, cũng cho thấy thẻ chấm công phản ánh thông tin tương tự. Trước tiên, bạn gọi Nga vào văn phòng của mình, cùng với sự có mặt của phòng nhân sự hay bộ phận an ninh, và hỏi như sau:

“Nga, tôi cần nói với chị về một số vấn đề rất quan trọng, và tôi đã đề nghị Huyền của phòng Nhân sự cùng tham gia, vì điều này có thể là một lỗi vi phạm nghiêm trọng có thể dẫn đến việc sa thải. Tôi muốn hỏi về những bữa trưa và thẻ chấm công của chị hồi tuần trước. Có điều gì được ghi lại không hợp lý hay thiếu chính xác hay không?”

Nga nhìn bạn một cách dò hỏi và khẳng định rằng tất cả đều chính xác. Sau đó, bạn làm sáng tỏ rằng các đồng nghiệp đã chứng kiến việc cô ấy kéo dài thời gian ăn trưa quá 1h chiều mỗi ngày trong tuần trước, và bạn cho cô ấy xem bản thông báo về thẻ chấm công. Cuối cùng, Nga cũng thừa nhận rằng cô ấy đã tham gia trò đó, xin lỗi vì đã lừa gạt hệ thống, và sau đó phản ứng lại khi biết rằng đây là một lỗi vi phạm có thể bị sa thải, bởi cô ấy hoàn toàn hy vọng rằng sẽ chỉ phải nhận khiển trách.

Bạn sẽ phản ứng như sau:

“Nga, việc gian lận sổ chấm công, về nghĩa đen là ăn cắp thời gian của công ty. Câu ngạn ngữ “thời gian là tiền bạc” rất thích đáng trong trường hợp này: Thời gian đại diện cho tiền bạc, và việc ăn cắp thời gian cũng tương tự như ăn cắp tiền bạc. Chúng tôi không đưa ra hình thức kỷ luật lũy tiến đối với những nhân viên liên quan tới bất cứ hành vi trộm cắp nào, và tôi e rằng công ty sẽ phải chấm dứt công việc của chị ngay lập tức.”

Sau đó, bạn gọi nhân viên thứ hai là Trang vào văn phòng, và thật không may, cô ấy thừa nhận việc làm sai trái tương tự. Việc cả hai nhân viên cho rằng họ sẽ chỉ bị kỷ luật thay vì bị sa thải nếu họ bị bắt quả tang không liên quan nhiều tới một vấn đề quan trọng là bảo vệ các tiêu chuẩn chấm công của công ty. Và các tiêu chuẩn được bảo vệ cũng như những quyết định đặt ra tiền lệ nhằm ủng hộ chúng sẽ tạo ra thông lệ của công ty bạn. Nhiều luật sư cố vấn cho nhà tuyển dụng sẽ nói với bạn rằng điều đó còn quan trọng hơn các chính sách trong cuốn sổ tay của công ty bạn.

dùng thử miễn phí phần mềm chấm công

đăng ký ngay