Giải pháp phần mềm quản trị nguồn nhân lực ( HRMS ) hay phần mềm quản trị nhân sự giúp cho việc quản lý nguồn lao động lớn hoặc đang tăng trưởng trở nên hiệu quả hơn.

Phần mềm quản trị nhân sự được chia làm 3 loại chính,  một trong các yếu tố quan trọng chính là phần mềm nhân sự lõi. Phần mềm nhân sự lõi cung cấp cho người dùng phần mềm kiểm tra lý lịch nhân viên Trên lý thuyết, kiểm tra lý lịch là bước đơn giản nhất trong quy trình tuyển dụng. Tuy nhiên trong điều kiện tuyển dụng nếu bạn là nhà tuyển dụng thuộc 72% các công ty thực hiện kiểm tra lý lịch trên mỗi nhân viên. Vấn đề này vẫn có thể trở thành vấn đề đau đầu ngay cả khi kết quả không có vấn đề. Trong việc duy trì một số lượng lớn giấy tờ cho những  mục đích đơn giản, theo dõi quá trình thanh toán cho nhà cung cấp dịch vụ kiểm tra lý lịch và cập nhật trạng thái cho các ứng cử viên trong quy trình, điều đó có thể dẫn đến việc có nhiều hơn một vài bước xảy ra sai sót. Những sai sót dẫn đến việc  chậm trễ, và việc chậm trễ có khả năng dẫn đến việc dời ngày tuyển dụng. Điều này là hoàn toàn không tốt.

 

Đó là vì sao nếu bạn đang muốn tiết kiệm thời gian, đảm bảo sự chính xác và giảm thiểu những sự trì trệ tốn kém của quy trình kiểm tra lý lịch, bạn nên cân nhắc sử dụng phần mềm kiểm tra lý lịch qua phần mềm quản trị nhân sự.

 

Nếu bạn chưa biết về phần mềm quản trị nhân sự hay phần mềm kiểm tra lý lịch thì bài hướng dẫn dưới đây có thể có ích.  Chúng tôi sẽ đi qua mọi thông tin bạn cần thiết để tìm được hệ thống phù hợp với nhu cầu.

 

Hội thảo Lương 3P

  • Thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên
  • Đạt được các mục tiêu kinh doanh
  • Giảm rủi ro cho doanh nghiệp

Buổi giao lưu là nơi gặp gỡ giữa những người có vai trò quản lý nhân sự.

Xem ngay

Phần mềm biên chế nhân sự

Xem ngay

Phần mềm quản trị nhân sự là gì ? | Phần mềm kiểm tra lý lịch là gì ?

Phần mềm quản trị nhân sự bao gồm tất cả các hệ thống tuyển dụng và quản trị lực lượng lao động dùng để cải thiện hiệu quả kinh doanh. Mục đích của phần mềm quản trị nhân sự là kết hợp các quy trình hành chính và nguồn nhân lực vào một chỗ, từ đó nhà quản lý có thể phân công công việc, theo dõi – đánh giá tiến độ, và khen thưởng. Phần mềm quản trị nhân sự có công cụ phần mềm kiểm tra lý lịch đây chỉ là một tính năng nhỏ của phần mềm quản trị nhân sự giúp các công ty tự động hoá và số hoá những quá trình đi đôi với yêu cầu, thu thập, chi trả và theo dõi trạng thái kiểm tra nhân viên. Chính xác hơn, phần mềm kiểm tra lý lịch là sự kết hợp giữa phần mềm và dịch vụ – người bán vừa tự cung cấp dịch vụ kiểm tra (ít) hoặc hợp tác với những bên khác (thông thường).

So sánh với những thư điện tử không giống nhau và hồ sơ giấy, phần mềm kiểm tra lý lịch cung cấp giải pháp bảo mật, tập trung và tổ chức hợp lý có thể tiết kiệm thời gian cho bạn cũng như đảm bảo không có gì liên quan đến lý lịch có thể đi qua kẽ hở.

Phần mềm kiểm tra lý lịch có thể được mua đơn lẻ (Intelifi’s Emerge) hay dưới dạng một chức năng tuỳ chọn thêm được tích hợp trong một hệ thống tuyển dụng hoặc quản trị lớn hơn (Newton).

Chức năng của phần mềm quản trị nhân sự | Phần mềm kiểm tra lý lịch 

Các tính năng cơ bản của phần mềm quản trị nhân sự

Với nhiều tính năng ưu việt, phần mềm quản trị nhân sự sẽ giúp nhà quản lý có một cách thức quản lý nhân sự chuyên nghiệp để  “biến con người thành lợi thế cạnh tranh”. Với các tính năng sau:  kiểm tra lý lịch, chấm công, quản lý lương, quản lý phúc lợi, quản lý đánh giá kết quả và khen thưởng, tuyển đụng, quản lý đào tạo, quản lý tài sản, quản lý công tác, thuế.

Chức năng thông thường của phần mềm kiểm tra lý lịch

Khi nghiên cứu những nhà cung cấp phần mềm kiểm tra lý lịch khác nhau, bạn sẽ bắt gặp những chức năng này trong phần lớn các hệ thống:

 

Yêu cầu kiểm tra lý lịch

Nhập thông tin về ứng viên, lựa chọn hình thức bạn muốn và thực hiện thanh toán.

Quản lí tài liệu

Lưu trữ tài liệu kiểm tra lý lịch. Tài liệu có thể được tra cứu hay đính kèm với hồ sơ ứng viên trong hệ thống phần mềm tuyển dụng.

Theo dõi trạng thái

Tự động thông báo bên liên quan khi có nhiệm vụ cần thực hiện.

Chữ ký số

Tất cả các bên – Ứng viên, người tuyển dụng, nhà cung cấp phần mềm kiểm tra lý lịch – có thể đọc và kí những văn bản trong hệ thống.

Kết quả và báo cáo

Xem kết quả kiểm tra lý lịch và trích xuất báo cáo chuẩn cho các cổ đông.

Chức năng trên chỉ mới là một nửa. Bạn còn nên nghiên cứu thêm các hình thức kiểm tra lý lịch mà người bán cũng như các đối tác cung cấp dịch vụ của họ sử dụng. Đây là một số lựa chọn thông thường:

Tiền án hình sự

Kiểm tra sức khoẻ

Theo dõi bảo hiểm xã hội

Xác nhận quá trình làm việc

Xác nhận trình độ học vấn

Dựa trên công ty của bạn, sẽ có thể có một số việc kiểm tra lý lịch theo đặc thù ngành mà bạn nên thêm vào. Ví dụ như, những công ty hàng hải, nên yêu cầu người bán kiểm tra bằng lái, với các công ty tài chính là mức độ tín dụng.

Những doanh nghiệp được hưởng lợi nhiều nhất từ phần mềm quản trị nhân sự bằng chức năng kiểm tra lý lịch

Nếu bạn chỉ thực hiện kiểm tra lý lịch ở một số vị trí nhất định hay không tuyển dụng hàng loạt, có thể bạn sẽ không nhận đầy đủ lợi ích từ các phần mềm quản trị nhân sự tốt để chi trả chi phí. Mặt khác, nếu bạn nằm trong nhóm các công ty dưới đây, phần mềm kiểm tra lý lịch là một khoản đầu tư đáng giá:

 

  • Tuyển dụng số lượng lớn. Nhà bán lẻ, nhà hàng, nhà hàng – khách sạn và một số những nhà tuyển dụng số lượng lớn khác phải thuê nhiều các nhân viên có trình độ hay kĩ năng kém một cách nhanh chóng. Chính vì lý do này, phần mềm kiểm tra lý lịch là nên có để rút ngắn thời gian tuyển dụng
  • Công ty nhiều chi nhánh. Luật khác nhau giữa các bang dựa trên những điều bạn có thể và không thể thực hiện trong quá trình kiểm tra lý lịch. Ví dụ, có 12 bang không cho phép điều tra quá bảy năm khi kiểm tra tiền án hình sự. Những nơi khác, bạn có thể kiểm tra toàn bộ lịch sử. Với phần mềm kiểm tra lý lịch, bạn có thể tránh những sai sót trên,
  • Tài chính, Công nghệ và chăm sóc sức khoẻ. Dựa trên một khảo sát của CareerBuilder, ba ngành công nghiệp này có số lượng ứng viên không trung thực trong hồ sơ của họ. Kiểm tra lý lịch kĩ lưỡng thực hiện qua phần mềm có thể đảm bảo cho bạn loại được những người không trung thực trước khi quá muộn.

Những điểm quan trọng khi xem xét một phần mềm kiểm tra lý lịch

Không có quá nhiều điểm khác biệt trong phần mềm kiểm tra lý lịch. Nếu nó có chức năng mà bạn muốn, sử dụng dễ dàng và được đánh giá cao từ những người sử dụng, bạn nên sử dụng nó.

Nhà cung cấp dịch vụ kiểm tra lý lịch trực tiếp thực hiện dịch vụ cần được xem xét kĩ hơn. Dưới đây là một số điều cần quan tâm khi đánh giá:

  • Họ có thực hiện FCRA và thuộc NAPBS không ? Luật Báo cáo tín dụng trung thực kiểm soát thông tin về ứng viên bạn yêu cầu kiểm tra và những điều được phép thực hiện. Có rất nhiều những công cụ trên mạng hữu ích để tự thực hiện kiểm tra lý lịch, nhưng những dịch vụ này hiếm khi, hoặc không theo FCRA. Thay vào đó, tìm kiếm những nhà cung cấp thuê những chuyên gia thực hiện kiểm tra lý lịch cho bạn, trực thuộc Hiệp hội chuyên gia kiểm tra lý lịch quốc gia (NAPBS)
  • Ưu tiên của họ có giống bạn ? Nếu kinh nghiệm ứng viên là điều quan trọng nhất với bạn, đừng sử dụng những nhà cung cấp xem trọng tốc độ hơn chất lượng. Mặt khác, nếu bạn cần tuyển dụng nhanh, không nên đầu tư vào những nhà cung cấp thực hiện chậm. Bên kiểm tra lý lịch là một mảng mở rộng trong bộ phận tuyển dụng của bạn, nên cần chắc chắn cả hai đều có chung giá trị.
  • Họ có thực hiện đối tác với bất cứ hệ thống theo dõi nào không ? Whether you already have a system in place or are looking to invest in one soon, having a background check provider integrated with your ATS will just make your entire recruiting process and workflow that much more seamless. Dù là bạn đã sở hữu một hệ thống hay đang mong muốn đầu tư, có một nhà cung cấp kiểm tra lý lịch tích hợp với hệ thống ATS của bạn sẽ khiến toàn bộ quá trình tuyển dụng và làm việc của bạn hiệu quả hơn.