Thiết kế quy trình tuyển dụng

hinh2-tuyendung

 

QUY TRÌNH TUYỂN CHỌN

tientrinhtuyenchon

Giải thích quy trình tuyển chọn:

(1)   Nhân viên nhân sự nhận phiếu yêu cầu tuyển dụng từ các trưởng bộ phận có nhu cầu tuyển dụng. Đánh giá xem xét số lượng, yêu cầu tuyển dụng như thế nào để tiến hành công việc soạn thông báo tuyển dụng.

(2)   Xác định mục tiêu sẽ tuyển từ nguồn bên ngoài hay bên trong nội bộ. Tiến hành phổ biến rộng rãi thông báo tuyển dụng trên các phương tiện truyền thông. Chú ý đến việc tạo thông báo tuyển dụng ấn tượng, dễ thu hút được nhiều ứng viên tiềm năng.

(3)   Trong một khoản thời gian xác định (1 tháng, 2 tháng) kể từ ngày đăng tin tuyển dụng. Nhân viên nhân sự tiến hành thu thập và sàng lọc hồ sơ ứng viên. Lựa chọn hồ sơ theo những tiêu chí tuyển dụng đã lập ra ban đầu (theo tiêu chí riêng của phòng nhân sự hoặc theo phiếu yêu cầu tuyển dụng). Lựa chọn những hồ sơ phù hợp nhất để chuyển sang giai đoạn phỏng vấn.

(4)   Thông tin hồ sơ ứng viên được chọn, nhân viên nhân sự nên thống kê lập thành một danh sách, và gửi đến cho trưởng phòng nhân sự để có lịch phỏng vấn vòng I. Sau khi TP nhân sự sắp xếp được thời gian và lịch phỏng vấn, nhân viên nhân sự tiến hành gửi thư mời (hoặc gọi điện thoại, email) cho ứng viên, mời đến tham dự buổi phỏng vấn vòng I (sơ tuyển). Vòng phỏng vấn này do TP nhân sự hoặc Phó phòng chuyên môn thực hiện.

Sau khi có kết quả vòng I, thông tin các hồ sơ đạt sơ tuyển được tiếp tục mời phỏng vấn chuyên môn (vòng II) do các Trưởng bộ phận hoặc Giám Đốc điều hành trực tiếp phỏng vấn.

Có Công ty, giai đoạn phỏng vấn được thực hiện 3 vòng hoặc chỉ vòng I là đủ. Tùy thuộc vào từng vị trí và quy định của mỗi công ty khác nhau.

(5)   TP nhân sự hoặc Giám đốc nhân sự đánh giá kết quả phỏng vấn từng ứng viên đạt được chuyển qua từ các buổi phỏng vấn. Sau quá trình xem xét về tiêu chí lương, mật độ làm việc, thái độ trong quá trình phỏng vấn,… TP hoặc Giám đốc nhân sự quyết định chọn ứng viên nào phù hợp nhất và đúng với số lượng yêu cầu tuyển dụng. Những hồ sơ ứng viên được chọn, được chuyển qua cho Giám đốc điều hành phê duyệt, tiến hành tiếp nhận ứng viên thử việc.

(6)   Nhân viên nhân sự tiến hành chuẩn bị các thủ tục tiếp nhận nhân viên thử việc. Trưởng bộ phận chuyên môn nhận nhân viên từ BP nhân sự chuyển qua, có trách nhiệm hướng dẫn và sắp xếp bố trí công việc phù hợp cho người mới.

(7)   Trong quá trình thử việc, trưởng bộ phận là người theo dõi những hành vi thái độ làm việc của người mới, để có được nhận định đánh giá khi kết thúc thời gian thử việc.

(8)   Bảng đánh giá nhân viên thử việc được gửi về bộ phận nhân sự, TP hoặc Giám Đốc nhân sự đánh giá trực tiếp nhân viên thử việc. Nếu kết quả đạt, Giám Đốc nhân sự sẽ yêu cầu NV nhân sự soạn thảo hợp đồng cho người lao động ký kết và thực hiện những chế độ khác dành cho nhân viên chính thức.

 

** Thực hành: Bạn hãy dành ra 15 phút để thực hành bài tập nhỏ sau đây:

Bạn hãy đưa ra giải pháp cho những khó khăn sau (nếu xảy ra ở công ty bạn).

–          Sự biến động nhân viên quá nhiều

–          Hao phí thời gian, chi phí cho việc tuyển dụng

–          Ảnh hưởng không tốt đến việc động viên nhân viên nhân viên trong nội bộ khi tuyển bên ngoài.

–          Ứng viên là bạn bè, bà con, hoặc người được sếp “gởi”….

hinh3-tuyendung

Trong công tác tuyển chọn luôn mong muốn tìm được ứng viên phù hợp, và sẽ mang lại thành công trong công việc. Vậy, ta cần phải xác định được đâu là yếu tố thành công của ứng viên, để đặt ra mục tiêu tìm kiếm ứng viên theo những tiêu chí đó.

Các yếu tố thành công của ứng viên:

–          Nhịp độ công việc

–          Trách nhiệm, quyền hạn

–          Hành vi trong công việc

–          Mối quan hệ

–          Giao tiếp

–          Tính cách

Những yếu tố này, ta có thể nhận thấy qua cách trình bày hồ sơ (kinh nghiệm, những nơi đã  từng làm việc qua), hoặc qua những lần tiếp xúc ( trao đổi qua điện thoại, trả lời email, trao đổi trực tiếp trong những buổi phỏng vấn,…). Từ đó, người nhân sự có thể dựa vào trực giác, cảm giác và những ‘bằng chứng” cụ thể để đánh giá ứng viên này thuộc đối tương như thế nào, có phù hợp với tiêu chí tuyển dụng của mình hay ứng viên này sẽ “thành công” trong công việc đang tuyển chọn hay không.

Bên cạnh đó, Ta cần xác định và phân tích các yếu tố sau để việc tuyển dụng được thành công và chọn được người phù hợp với tổ chức:

–          Yêu cầu về kết quả công việc: các kết quả chủ yếu của công việc là gì? Tiêu chí nào để đo lường (số lượng, chất lượng, thời gian, sử dụng nguồn lực,…) tiêu chuẩn tối thiểu là gì?

–          Thị trường/Điều kiện làm việc: Tình hình thị trường như thế nào? Các điều kiện kinh doanh là gì? Thuận lợi và trở ngại là gì? Cơ sở vật chất và điều kiện làm việc là gì, hiện nay có trở ngại gì hay không?

–          Địa bàn/Nơi làm việc: Nơi làm việc có khoảng cách và thời gian di chuyển như thế nào? Việc di chuyển, liên lạc như thế nào?

–          Khách hàng: Đối tượng khách hàng của chúng ta là ai? Quan điểm và tập quán chung của khách hàng là gì? Trình độ, địa vị của họ và những nguyên tác chung của khách hàng là gì?

–          Sản phẩm: SP kinh doanh chủ yếu là gì. Các yêu cầu về kiến thức về sản phẩm này?

–          Chia sẻ thông tin: cách thức chia sẻ thông tin trong nội bộ như thế nào (email, mạng, họp, văn bản, truyền miệng,…)

–          Nhịp độ công việc: công việc cụ thể hàng tuần diễn ra như thế nào? (ổn định, có thể dự kiến được, lộn xộn, căng thẳng,…)

–          Trách nhiệm và quyền hạn: mức độ trách nhiệm và quyền hạn được giao đến đâu? Sự tương xứng giữ mức độ trách nhiệm và quyền hạn như thế nào?

–          Các hành vi trong công việc: Các hành vi được khuyến khích hoặc không được khuyến khích thể hiện là gì? (chấp nhận rủi ro, sáng tạo, đổi mới, phân tích, hợp tác, tranh đua,…)

–          Mối quan hệ: các quan hệ trong công việc được mong đợi trong bộ phận và các phòng ban khác là gì? Với khách hàng/đại lí là gì?…

–          Giao tiếp: các đặc tính khi giao tiếp với đồng nghiệp là gì? (trang trọng, bình thường, tự nhiên không gò bó, trực tiếp/hướng dẫn, khuyến khích/hỗ trợ, đối kháng,…)

–          Tính cách: tính cách của cấp trên, đồng nghiệp, cấp dưới trong bộ phận là gì? Tính cách cần bổ sung để bộ phận/Công ty mạnh hơn là gì?…

Xác định yêu cầu công việc: Các bộ phận chuyên môn có trách nhiệm cung cấp đầy đủ các yêu cầu về công việc cho người phụ trách tuyển dụng để đảm bảo tuyển chọn được đúng người phù hợp với vị trí công việc.

Các yêu cầu cơ bản cần có:hinh4-tuyendung

–          Trình độ học vấn

–          Chuyên môn, nghiệp vụ

–          Các năng lực/kỹ năng chủ yếu

–          Kinh nghiệm

–          Tính cách và hoàn cảnh

–          Thể chất

Tuy nhiên, ta cũng phải tùy vào nhu cầu của từng vị trí để chọn ra những tiêu chí quan trọng nhất.

 

** Thực hành: Bạn hãy dành ra 15 phút để thực hành bài tập nhỏ sau: Hãy thiết kế Phiếu yêu cầu tuyển dụng cho bất kỳ vị trí nào (giả sử tại Công ty bạn đang làm việc)

Comments

comments

Paste your AdWords Remarketing code here